مهارت‌های ارتباطی یکی از مهم‌ترین ویژگی‌هایی است که اعضای یک تیم کاری و به ویژه رهبران گروه باید بیاموزند. هنگامی که رابطه‌ی ما با دیگر اعضای تیم و یا هم‌کاران صحیح و خوب باشد، سوءتفاهم و تنش در فضای کاری جایی نخواهند داشت، سرعت کار بالا می‌رود و راه رسیدن به اهداف مشترک هموارتر می‌شود. در دنیای امروز «ارتباطات» نقش تعیین‌کننده‌ای دارد، برای همین لازم است دانسته‌های خود را از این مهارت به روز کنیم و افزایش دهیم. به یاد داشته باشید که مهم‌ترین دلیل برای یک کار تیمی به اشتراک گذاشتن ایده‌ها و افزایش بهره‌وری است. زمانی که به هر دلیلی این ارتباط درست انجام نشود ، رسیدن به هدف میسر نمی‌شود.
این‌جا چند راه برقراری ارتباط موثر با اعضای تیم و هم‌کاران را مرور می‌کنیم:
جلسات رو در رو
آسان‌‌تر است که اشتیاق و احساس‌تان را در جلسات رو در رو به گروه و همکاران‌تان منتقل کنید. آنها نه تنها می‌شنوند شما چه می‌گویید بلکه آن‌را می‌بینند و حس می‌کنند. این نوع برقراری ارتباط هنوز یکی از بهترین روش‌های داشتن ارتباط موثرِ اعضای یک گروه با یکدیگر است.
ایمیل
برای موضوعات رسمی، ارتباط از طریق ایمیل هم‌چنان عالی است. این ابزار به شما امکان می‌دهد که پیام‌تان را به اعضای گروه‌تان منتقل کنید، بدون این‌که آنها را از جایی که هستند تکان بدهید! متن گفت‌وگو هم ثبت می‌شود و می‌توان به آن رجوع کرد، این‌طوری امکان اشتباهی کم‌تری هم وجود دارد.
نفر به نفر
کارشناسان اثبات کرده‌اند، بهتر است با بعضی از افراد، به صورت انفرادی جلسه بگذاریم. یعنی با بعضی از اعضای تیم باید تک به تک دیدار کرد تا بیش‌تر اثرگذارباشد. برخی با ارتباط چشمی و صحبت رودررو ارتباط بیش‌تری برقرار می‌کنند.
تصویر و صدا
برخی از افراد پیام را وقتی بهتر دریافت می‌کنند که با صدا و تصویر هم‌راه باشد. برای مثال می‌شود با پاورپوینت تصاویری تهیه کرد و در جلسه ارائه داد، این امکان هم وجود دارد که در صورت روشن نبودن مفاهیم به عقب برگشت و مرور کرد.
ارتباط از طریق آموزش
دوره‌های آموزشی که برای اعضای تیم طراحی می‌شوند باید مبتنی بر افزایش روابط بین اعضای تیم باشند. اغلب اعضای تیم دوره‌های آموزشی را جدی می‌گیرند، به خصوص وقتی در این دوره‌ها ارزیابی هم بشوند.
نمایش اعتماد به نفس و جدیت
اطمینان حاصل کنید که اعضای گروه از جدیت و اعتماد به نفس شما آگاه‌اند. اگر اعضای تیم احساس کنند اعتماد به نفس کافی ندارید، شما را جدی نمی‌گیرد. جدیت در کار باعث می‌شود حرف‌های شما بهتر شنیده شود.
ساده حرف بزنید
حقیقت این است که همه نمی‌توانند کلمات سخت و پیچیده را در همان لحظه متوجه شوند. بنابراین، برای داشتن ارتباطات موثر با اعضای تیم خود از کلماتی استفاده کنید که به راحتی قابل فهم باشد. وقتی که کلماتِ مبهم استفاده می‌شود، ممکن است پیام اشتباه منتقل شود یا اصلا منتقل نشود!
شما هم گوش بدهید
ارتباطات یک خیابان دو طرفه است. حتی اگر شما مدیر یا رهبر گروه‌‌اید دلیل نمی‌شود که بدون گوش کردن به حرف‌های دیگر اعضای تیم فقط حرف بزنید. وقتی آنها صحبت کنند شما راحت‌تر به روحیات آنها پی می‌برید و متوجه می‌شوید چه‌طور می‌شود با هر کدام از اعضا ارتباط بهتری بر قرار کرد.
از زبان بدن استفاده کنید
زبان بدن پیام شما را سریع‌تر و بهتر منتقل می‌کند، از زبان بدن‌تان برای انتقال پیام به اعضای تیم‌تان استفاده کنید. صورت و بدن خود را بی حرکت نگه ندارید. بنشینید، بایستید، از دست‌هایتان استفاده کنید، لبخند بزنید، ارتباط چشمی برقرار کنید.
چیزی که می‌خواهید را بازی کنید
شخصی یک بار گفت: “به من بگویید چه می‌خواهید که من انجام بدهم، اما ممکن است آن را فراموش کنم، اما اگر کاری که از من می‌خواهید را جلوی من انجام بدهید ، هرگز آن را فراموش نخواهم کرد.” بازی کردن پیام، یک راه بسیار قوی برای برقراری ارتباط با تیم است. اجازه دهید آنها را ببینید دقیقا چه می‌خواهید.
حواس‌تان به لحن‌تان باشد
یک کلمه وقتی با لحن‌های مختلف گفته شود می‌تواند معناهای مختلفی پیدا کند. مطمئن شوید که
که شما با استفاده از لحن مناسب پیام‌تان را به اعضای تیم منتقل می‌کنید. لحن نامناسب می‌تواند آنها را ناامید و دل‌سرد کند یا بترساند.
از «تکرار» غیر ضروری خودداری کنید
به اعضای تیم بگویید از آنها چه می‌خواهید و بعد از آنها بپرسید همه چیز برای‌شان روشن و شفاف است؟ اگر نبود تنها در آن صورت دوباره توضیح دهید که چه گفته‌اید. تکرار غیرضروری علاوه بر این‌که دیگران را خسته و کلافه می‌کند، باعث می‌شود آن‌طور که باید شما را جدی نگیرند.
ایجاد یک فضای پذیرا
شما باید یک فضای پذیرا ایجاد کنید. هرگز اجازه ندهید محیط کاری برای اعضای تیم پر تنش باشد. در محیطی پذیرا و دوستانه، پیام‌ها بهتر و روشن‌تر و به دور از سوءتفاهم منتقل می‌شود.
شوخی کنید
استفاده از جوک‌های دوستانه موقع برقراری ارتباط کمک می‌کند که پیام در موقعیتی مناسب و آرام به اعضای تیم منتقل شود. ثابت شده است که شوخی کردن یک راه موثر برای کاهش تنش در فضای کار است. اما به یاد داشته باشید که به اندازه شوخی کنید، شما یک کمدین نیستید.
خوش‌صحبت باشید
ارتباطات در واقع یک مهارت است که باید توسط همه آموخته شود، به خصوص اگر شما می‌خواهید رهبری یک گروه را به عهده داشته باشید. حرف زدن هم از مهم‌ترین مهارت‌های ارتباطی است. شمرده حرف بزنید، کلمات سنجیده و مناسب انتخاب کنید تا پیام شما خوب به اعضای تیم منتقل شود. زیر لب حرف نزنید این از بی‌اعتمادبه‌نفسی شما حکایت می‌کند، روشن و واضح و با صدایی رسا حرف بزنید.
سپاس‌گزار باشید
بعد از برقراری هر ارتباط، همیشه از کسانی که زمان گذاشته‌اند و به حرف‌های شما گوش داده‌اند تشکر کنید. این کار ساده هیچ هزینه‌ای ندارد اما آنها را دل‌گرم می‌کند و ادب شما را نشان می‌دهد.