شروع فرایند مذاکره
تصور اغلب مردم از «مذاکرات»، اتاق‌های کنفرانس، لباس‌های رسمی و توافقات میلیونی است، اما در حقیقیت همه ما هر روز در حال «مذاکره» با دیگران هستیم.
وقتی تصمیم می‌گیریم با گروهی از دوستان شام بخوریم، موقعی که می‌خواهیم با اعضای خانواده در خصوص کارهای خانه به توافق برسیم و یا هنگامی که برای پیشبرد پروژه ترویجی‌مان به دیدار مقامات رسمی و افراد مهم و تاثیرگذار می‌رویم. در تمامی این موقعیت‌ها ما وارد «مذاکره» شده‌ایم. اما برای یک مذاکره موفق چه ابزارهایی لازم داریم و چه نکاتی را باید بدانیم؟
هر کدام از انواع مذاکره رویکردهای خاص خود را می‌طلبد، برای همین لازم است که انواع مذاکره را بشناسیم.
مذاکرات یک‌پارچه
در این نوع مذاکره، رویکرد مذاکرات مبتنی بر همکاری است. طرفین بر این باورند که در پایان، آنها میز مذاکره را با راه حلی مشترک و بدون نادیده گرفتن مقصود مهم‌شان ترک خواهند کرد. مذاکرات یک‌پارچه شامل موارد زیر می‌شود:
مباحث متعدد: این امر به هر یک از طرفین اجازه می‌دهد که در ازای سازش یکی از طرفین بر امور مهم، طرف دیگر بر مباحث کم اهمیت‌تر سازش کند.
اشتراک اطلاعات: این اصل، یکی از ضروریات حل مساله است.
ساختن پل: موفقیت یک مذاکره یک‌پارچه به روحیه اعتماد و همکاری میان طرفین بستگی دارد.
مذاکره توزیعی
این نوع از مذاکرات شبیه یک کیک با برش‌های مشخص است. به این معنا که هر یک از طرفین سهم بزرگ‌تری از این کیک می‌خواهد. روابط توزیعی چنین مولفه‌هایی دارد .
آمادگی برای مذاکره
تبادل اطلاعات، چانه‌زنی، اختتام، مراحلی هستند که ماهیت فرایند یک مذاکره را توصیف می‌کنند.
اما قبل از آن‌که فرایند مذاکره آغاز شود نیاز است که طرفین برای مذاکرات آماده شوند. آمادگی کلید مذاکره موفق است.
آمادگی شامل مشخص کردن مواضع و اهداف چانه‌زنی از طریق تعیین بدترین و بهترین راه حل جایگزین در طول فرایند مذاکره، تعیین موضعی مشخص و در نظر گرفتن کف انتظارات و نتیجه احتمالی حاصل از مذاکره می‌شود.
آمادگی، همچنین نیازمند گردآوری اطلاعات لازم در خصوص موضوعات مورد بحث در مذاکره است. بعد از مذاکره طرفین باید سعی کنند روابط میان دو طرف که ممکن است به دلیل مذاکره خدشه‌دار شده باشد را بهبود ببخشند.
توجه به تمامی مراحل مذاکره ضروری است. بدون مرحله – تبادل اطلاعات و مشخص کردن مواضع چانه زنی -مرحله دوم نمی‌تواند به معنای واقعی آغاز شود، چرا که هیچ یک از طرفین درک شفافی از وضع موجود ندارد. این مراحل بستری برای تقاضاهای معقول و انجام‌پذیر را فراهم می‌کنند. در هر صورت مذاکرات خود هنر «ممکن کردن» است. بدون مرحله سوم ( اختتام)، هر آن چه که در طول دو مرحله قبلی درباره آن تصمیم‌گیری شده است، قابلیت اجرایی شدن، نخواهد داشت.
مهارت‌های لازم برای داشتن یک مذاکره موفق
پیشبرد مذاکرات بدون برخورداری و توجه به این ویژگی‌ها شاید غیر ممکن نباشد اما با دشواری‌های زیادی مواجه خواهد شد .از آن‌جایی که در مذاکرات، امتیازات و سازش همیشه روی میز قرار دارند هر یک از طرفین باید در درک این مهم که آنها باید به بهترین توافق ممکن و مبتنی بر رضایت طرفین برسند، تلاش کنند.
در مذاکرات اهمیت بیان موثر و شنونده‌ای فعال بودن محرز است. همچنین مشخص کردن ایجاب و قبول احتمالی از سوی هر یک از طرفین و خواسته حداکثری طرف مقابل بسیار مهم است.
داشتن حس شوخ‌طبعی و نگاهی مثبت از آن‌جا که در مذاکرات، معمولا به طرفین، حس برد و باخت القا می‌شود، موثر است. همچنین برخورداری از توانایی پیش‌بینی دیدگاه‌های طرف مقابل در عین خرسندی از دستاورد مذاکرات برای طرف مذاکره کننده ضروری است. چرا که هر یک از طرفین بیشترین سهم را از مذاکرات خواستار است اما همیشه باید موضع و منافع طرف دیگر را در نظر گرفت.
احترام متقابل هم میان طرفین از جمله ضروریات است. اگر شما در عین امتیازگیری از طرف مقابل از برخی از منافع خود نگذرید در نهایت با مذاکره‌ای روبه رو خواهد شد که یک طرف ناراضی دارد.
اما این نکته نباید فراموش شود که اگرچه درک مواضع طرف مقابل امری مهم است اما برخورداری از درجه‌ای از اعتماد به نفس به منظور عدم توافق بر آن‌چه که احساس می‌کنید نابرابری است، از جمله مواردی است که باید به آن توجه شود.
یک مذاکره موفق، تعادل و میانه‌روی را در الویت‌های خود قرار می‌دهد. درست است که بخشی از مذاکره امتیازگیری و امتیاز‌دهی است اما باید به خاطر داشت که در طول مذاکره حتما باید به سطح حداقلی توقعات توجه کرد و اطمینان حاصل کرد که مذاکره مبتنی بر سطح متوسط انتظارات طرفین و نه انتظارات حداقلی آنها خواهد بود. توجه به واقعیات و داشتن توانایی پافشاری بر اموری که طرف مقابل در ابتدای امر تمایلی به همکاری به آنها ندارد از جمله مواردی است که باید به آن توجه کنید. هوش احساسی، تداوم و پیگیری، صبر و حوصله و خلاقیت و نوآوری هم از جمله مشخصه‌هایی است که در این مرحله حایز اهمیت است.