مذاکرات مثل هر چالش دیگری، نیاز به آماده‌سازی دارد. علاوه بر تهیه مقدمات مذاکره، شما به عنوان مذاکره‌کننده باید از نظر فردی هم آماده باشید. بدون داشتن آمادگی لازم در پایان مذاکره شما بیش از آن‌چه به دست می‌آورید از دست خواهید داد. در بخش قبلی مبحث مذاکره در مورد انواع مذاکره خواندیم و نگاه کوتاهی هم به آماده‌سازی داشتیم، در این بخش به طور مفصل به بحث آماده‌سازی و فراهم کردم مقدمات برای داشتن یک مذاکره‌ی موفق پرداخته‌ایم:
راه‌حل جایگزین داشته باشید
دراغلب مذاکرات، طرفین از فرض‌های خود در رابطه با بهترین و بدترین راه حل در طول فرایند مذاکره، تاثیر می‌گیرند. این احتمالات اکثرا مبتنی بر واقعیات نیست و طرفین به جای تلاش بر سازش، بر این فرض پافشاری می‌کنند که می‌توانند بدون مذاکره نتیجه بگیرند. اگر که طرفین دید واضحی از از بدترین و بهترین راه حل جایگزین در مذاکرات نداشته باشند، در نهایت با موضعی مذاکره را پی می‌گیرند که مبتنی بر حدسیات و فرضیات نادرست خواهد بود.
داشتن موضعی مشخص و مشخص کردن کف انتظارات
در هر مذاکره محرمانه نگه داشتن کف و حداقل انتظارات از اهمیت بالایی برخوردار است. چرا که اگر طرف مقابل از این موضع آگاه شود موضع شما به عنوان مذاکره‌کننده تضعیف خواهد شد و او تمام سعی خود می‌کند تا در نهایت حداقل انتظارات شما را برآورده کند.
داشتن موضعی مشخص و عدم افشای آن به همراه مصمم بودن بر هدف مورد نظر در مذاکرات موجب حفظ موضع قدرت شما خواهد شد. این امر در ادامه موجب خواهد شد که طرف مقابل نیز به جای اصرار و پافشاری که می‌تواند مذاکره را با شکست مواجه کند به مواضعی توجه کند که به منظور رسیدن به سازش می‌تواند از آن‌ها چشم‌پوشی کند.
اما مشخص کردن حداقل انتظارات به تنهایی کافی نیست. باید توجه کرد که مصمم بودن بر روی موضع حداقلی خود و انتقال این امر به طرف مقابل که شما هر لحظه می‌توانید میز مذاکره را ترک کنید از جمله مواردی است که باید به آن توجه شود. چرا که طرف مقابل حتی با وجود رسیدن به توافقی متوسط مطلوب طرفین تمام تلاش خود را خواهد کرد که منافع بیشتری برای خود کسب کند.
آمادگی فردی
از جمله مواردی که باید به آن توجه داشت، داشتن آرامش قبل از مذاکره است. به یاد داشته باشید تا زمانی که موضع خود را شناخته و بر اوضاع تسلط دارید دلیلی برای نگرانی و ترس از شکست وجود ندارد.
در طول مذاکرات و قبل از آن همیشه به چند نکته توجه داشته باسید:
ادب و احترام هیچگاه موضع شما را تضعیف نمی‌کند.
مصصم بودن موجب از بین بردن نگرش‌های تضعیف‌کننده خواهد شد.
آرامش فرایند سازش و متقاعد سازی را بهبود می‌بخشد.
جلسه‌ی مذاکره را شخصی نکنید و سعی کنید در چارچوب مشخص پیش بروید.
مقدمه‌چینی برای یک مذاکره‌ی موفق
مشخص کردن زمان و مکان، شناخت منافع مشترک طرفین و ایجاد یک چارچوب مناسب برای مذاکره از جمله مواردی است که باید در فراهم کردم مقدمات یک مذاکره در نظر گرفته شود.
مشخص کردن زمان و مکان در مذاکرات برای شخص مذاکره‌کننده یک مزیت محسوب میشود. چرا که افراد در زمان و مکان‌های مشخصی از روحیات متفاوتی برخوردار هستند که این امر در کیفیت و تاثیرگذاری فرایند مذاکره موثر خواهد بود.
شرایط محیطی نیز به نوبه‌ی خود حایز اهمیت هستند. میزان سر و صدای موجود، دخالت عناصر خارجی، محیط شلوغ و پرجمعیت و حفظ حریم خصوصی از موارد اثرگذار در مذاکره است.
اگر که شما قصد مذاکره در مکان خود را دارید، بهتر است که مولفه‌های بالا را مد نظر قرار دهید و چنان‌چه در مکان انتخاب شده از سوی طرف دیگر مذاکره می‌کنید، بهتر است قبل از شروع مذاکره از رعایت این موارد توسط طرف مقابل اطمینان حاصل کنید. به عنوان مثال، در بازی‌های فوتبال اکثر اوقات تیمی که میزبان است و بازی در زمین او برگزار میشود از شانس بیشتری برای پیروزی برخوردار است. از جمله دلایل می‌توان به آشنا بودن محیط و حضور حداکثری تماشاچی‌های تیم میزبان اشاره کرد.
زمان مذاکرات نیز از اهمیت خاصی برخوردار است. چرا که سیستم فیزیولوژی انسان‌ها متاثر از اوقات روزانه عمل‌کرد متفاوتی خواهند داشت. چرا که معدودی از افراد سحرخیزتراند و از بازدهی بهتری در طول روز برخوردارند درحالی که عده ی دیگری از در پایان روز عمل‌کرد بهتری دارند. با توجه به موارد گفته شده سعی کنید قبل از هر مذاکره با توافق با طرف مقابل مکان و زمانی را انتخاب کنید که بهترین سازگاری را با شما خواهد داشت.
شناسایی نقاط مشترک میان طرفین مذاکره
در برخی از اوقات طرفین فرایند مذاکره را با گفتگو بر سر مباحثی آغاز می‌کنند که کمترین اشتراک نظر را در خصوص آن‌ها دارند. در ابتدا ممکن است به نظر رسد که چنین امری موفقیت‌آمیز خواهد بود اما باید گفت که این ایده از نظر بهره‌وری با شکست مواجه خواهد شد.
بنابراین پیشنهاد میشود که در ابتدا مذاکرات بر اموری که طرفین با آن از قبل اشنایی دارند و یا بر سرآن‌ها اتفاق نظروجود دارد، آغاز و تدریجا فضا را برای بحث بر سر موضوعات جدید و اختلاف برانگیز آماده کنید.
داشتن یک برنامه‌ی از قبل تعیین شده برای موضوعات که در طول جلسه باید مورد توجه قرار بگیرد از دیگر مواردی است که باید به ان توجه شود. چرا که در برخی از موارد زمان و انرژی طرفین صرف بحث و گفتگو بر سر مباحثی جزیی میشود که ادامه‌ی مذاکره و گرفتن نتیجه‌ی دل‌خواه را به دلیل آزردگی طرفین با مشکل مواجه می‌کند.