اگر تجربه پیاده‌سازی و یا کار در یک پروژه ترویجی را داشته باشید، احتمالا با چالش چگونگی اولویت‌بندی کارها مواجه شده‌اید. این چالش‌ها معمولا با اضطراب انجام مسئولیت‌های متعددی همراه می‌شوند که همگی در ظاهر به یک اندازه اهمیت دارند. در چنین شرایطی ممکن است احساس کنید از پس انجام موفقیت‌آمیز این مسئولیت‌ها برنمی‌آیید. مشکل‌ترین قسمت کار، تصمیم گرفتن در مورد ترتیب انجام دادن کارهای پیش رو است.
در زمان پیاده‌سازی پروژه‌ها، خصوصا پروژه‌های ترویجی، بسیاری از کارها باید همزمان انجام شوند. همین موضوع اولویت‌بندی کردن را دشوارتر می‌سازد، تا حدی که این امر مهم برخی اوقات به دست فراموشی سپرده می‌شود.
اما به طور کلی چرا افراد در موقعیتی قرار می‌گیرند که اولویت‌بندی چنین دشوار می‌شود؟ معمولا دو شرایط کلی باعث می‌شود که نتوانیم اولویت‌بندی کنیم: ۱) وجود فرصت‌ها و انتخاب‌های پرشمار (فراوانی فرصت‌ها)، ۲) نیاز مبرم برای رسیدگی و حل چالش‌های پرشمار (فراوانی مشکلات). در چنین شرایطی به دلیل حجم کارهای پیش‌رو، امکان دارد کارهای ضروری اینقدر انجام نشوند تا یک نقطه بحران ایجاد شود. در آن صورت است که فشار ناشی از تبعات بحران و فشردگی زمان باعث می‌شود که کار انجام پذیرد. اما چنین روندی معمولا بهترین نتایج و بازدهی را به همراه ندارد.
آیا می‌خواهید استرس و فشار ناشی از تعدد کارها را کم کنید و بر روی کارها هم بیشتر مسلط باشید؟ ما راهکارهای را به شما پیشنهاد می‌کنیم که با در نظر گرفتن آن می‌توانید مسئولیت‌ها را به شیوه‌ای موثر اولویت‌بندی کنید و کارها را به ترتیبی که اهمیت دارند و در زمان مناسب، به پایان برسانید.
برای اولویت‌بندی کردن اولین سوالی که باید به آن پاسخ دهید این است: آیا واقعا همه کارها اهمیت یکسان و یا مشابهی دارند؟
حتی اگر واقعا همه چیز به یک اندازه اهمیت داشته باشد، باید راهی برای اولویت‌بندی کارها پیدا کنید. برای این کار، ابتدا باید بدانید که کارهای پیش رویتان دقیقا شامل چه چیزهایی است. به همین دلیل، در قدم اول یک لیست کلی از همه کارها ـ فارغ از اولویت انجامشان ـ تهیه کنید. مهلت انجام هر یک از کارها و همین‌طور وظایف معمول روزانه‌تان را نیز در این لیست قرار دهید. اگر در این مرحله برخی کارها را از قلم بیاندازید، در آخر کار برنامه‌تان به هم می‌ریزد.
حواستان باشد، قرار نیست از حافظه‌تان برای این کار استفاده کنید! همه چیز را باید بنویسید و یا اگر دیگر از قلم و کاغذ استفاده نمی‌کنید، تایپ نمایید!
نوشتن دو دلیل دارد: ۱) احتمال اینکه کاری از قلم بیفتد کمتر است! ۲) نوشتن باعث کاسته شدن حجم احساسات و بهینه شدن منطق می‌شود. به عبارت دیگر، نوشتن مجبورتان می‌کند تا از خودتان بپرسید که هر یک از کارها واقعا چقدر اهمیت دارند.
در قدم بعدی، کارها را به ۳ دسته تقسیم کنید: ۱) وظایف تک‌باره و مجزا (کارهای مستقل که به وظایف دیگر وابسته نیستند)، ۲) وظایف روزانه (وظایفی که به طور مداوم تکرار می‌شوند)، ۳) پروژه‌ها.
حالا که کارها را تفکیک کرده‌اید ببینیم که چطور می‌توان هر یک را پیش برد.
وظایف تک‌باره و مجزا
یک روش مدیریت زمان که بر اساس کتاب فردا انجامش دهید (Do It Tomorrow)، نوشته مارک فارستر (Mark Forster) می‌باشد، به شما توصیه می‌کند تا تمام کارهای مجزا و وظایف تک‌باره را در یک لیست جمع‌آوری کنید و هر روز کاری را که مهلت انجامش همان روز است، انجام داده و به اتمام برسانید. کارهایی مانند تماس تلفنی به یک مسئول خاص، نوشتن یک گزارش، نامه معرفی یک همکار و … که جزو وظایف روزانه که تکرار می‌شوند به حساب نمی‌آیند.
اگر در یک روز باید حتما چند مورد مختلف از این وظایف مجزا و مستقل را تمام کنید، بر اساس میزان ضروریت، زمانی که شما در اختیار دارید، زمان مورد نیاز برای به اتمام رساندن کار، انگیزه و میزان انرژی، تصمیم بگیرید که کدام یک را اول انجام دهید. پس از به اتمام رسیدن هر یک، آن کار را از لیستتان خط بزنید و به سراغ کار بعدی بروید. ظرف چند روز تمام این کارهای مجزا تمام می‌شوند و لیست کارهای مستقل شما خالی می‌شود. از آن پس هر روز برای فردا چنین لیستی تهیه کنید.
پس به یاد داشته باشید که کارهای تک‌باره و مجزایی را که فردا مهلت انجامشان به سر می‌رسد، در لیست کارهای فردا قرار دهید. به این ترتیب شما هر روز تصویر مشخص و دقیقی از کارهایی که فردا باید انجام دهید، در اختیار دارید. از آنجایی که هر یک از این کارها باید طی یک روز کاری به اتمام برسند، دیگر بر روی هم تلمبار نخواهند شد.
وظایف روزانه
برخی کارها را هر روز باید انجام دهید، مانند خواندن و پاسخ دادن ایمیل‌ها و کارهای اداری معمول.
از آنجایی که این وظایف به طور معمول و روزانه انجام می‌شوند، شاید نیاز چندانی برای نوشتن آنها نباشد. چه زمانی انجامشان دهید؟ هر زمانی که تشخیص می‌دهید بهترین زمان برای انجامشان است.
پروژه‌ها
هر کاری که از وظایف روزمره و معمول پیچیده‌تر و زمان‌بر تر باشد در این دسته قرار می‌گیرد. لیستی از تمام پروژه‌های پیش‌رو تهیه کنید. سعی کنید تا جای ممکن همزمان بر روی چند پروژه کار نکنید. یکی را تمام کنید، سپس سراغ پروژه بعدی بروید. انتخاب اینکه کدام پروژه را اول انجام دهید، مسلما بر اساس اولویت کارهاست. اما چطور تصمیم بگیریم که چه پروژه‌ای اولویت بالاتری دارد؟ اولویت بالا، به این معنا است که اگر این پروژه در زمان تعیین شده انجام نشود عواقب عدم انجام آن قابل توجه و چشمگیر خواهد بود.
در نظر گرفتن عواقب عدم انجام به موقع کارها، راهی است که بتوانید در مورد تعیین اولویت کارها و ترتیب انجام آنها بهتر تصمیم بگیرید. اگر قرار است یک گزارش مطبوعاتی در مورد کارزارتان تهیه کنید، مسلما تهیه و تدوین به موقع این گزارش ـ توجه به کیفیت آن ـ از اولویت بالایی برخوردار است، چرا که تاخیر در ارائه آن هم به اعتبار سازمان و هم به اعتبار کمپین شما آسیب می‌زند.
برخی پیشنهاد می‌کنند که کارها را در سه یا چهار دسته، به ترتیب اهمیت گروه‌بندی کنید. اما اگر چنین پیش بروید، برای انجام کاری که در دسته سوم یا چهارم قرار دارد، انگیزه کافی نخواهید داشت. اما اگر بر اساس مهلت انجام، وظایف و پروژه‌هایتان را اولویت‌بندی کنید، کمتر دچار مشکل می‌شوید. چرا که باید کار و یا پروژه‌ای که فردا مهلت انجامش تمام می‌شود، را به اتمام برسانید.
تهیه و تدوین: مدرسه ترویج و حمایت‌گری پرتو