ملاقات با مقامات رسمی و افراد مهم و تاثیرگذار از جمله سیاست گذاران و تصمیم‌گیرندگان از قدم‌های اصلی حرکت‌های ترویجی به شمار می‌آید و بدون شک، موفقیت ترویج‌گران در این امر، کمک بسزایی به پیشرفت پروژه‌‌شان خواهد کرد. دراین مطلب، بایدها و نبایدهایی برای داشتن جلسات موفق را با هم مرور می‌کنیم .
بایدها:
از قبل درخواست ملاقات کرده و زمان را تعیین کنید. تعیین زمان همیشه در دفاتر اداری و رسمی خیلی مهم است. با منشی یا کسی که برنامه‌های فرد مورد نظر شما را تنظیم می‌کند، تماس بگیرید و درخواست قرار ملاقات کنید. بهتر است در مرحله اول، درخواست ملاقات را به صورت نوشتاری ارائه کنید و بعد هم تلفنی پیگیری نمایید موضوع جلسه و افرادی را که قرار است در این جلسه حضور داشته باشند مشخص کنید.. ملاقات‌های رسمی معمولا قابل پیش بینی نیستند، بنابراین غافل‌گیر یا عصبانی نشوید اگر قرار ملاقات‌تان بهم خورد و یا به تاریخ دیگری موکول شد. حتی اگر قرار شد با یک کارمند در یک رده شغلی پایین‌تر ملاقات کنید، باز هم از فرصت استفاده کرده و به بهترین نحو پیام خود را برسانید.
آماده باشید. قبل از جلسه، اطلاعات کافی در مورد کسی که قرار است با او ملاقات کنید، جمع آوری نمایید. در مورد شغلش و حوزه اختیاراتش بدانید و در این که چه قدر در کار و پیگیری قول‌هایش متعهد است. حتما از پیش دستور جلسه را بنویسید، صحبت‌‌هایتان را از قبل آماده کرده و حسابی تمرین کنید. مواردی را که ممکن است با شما مخالفت شود، از قبل پیش‌بینی کرده و برای آنها پاسخ‌های مناسب خود را آماده کنید .
بر روی یک موضوع تمرکزداشته باشید. فقط روی موضوع‌تان در جلسه تمرکز کنید؛ یک مشکل یا مسئله را مدنظر بگیرید و از این شاخه به آن شاخه نپرید. تنها نکات مهم واصلی را مطرح کرده و سعی کنید که درخواست‌تان مشخص و روشن باشد.
محلی باشید. تاثیرگذاری شما متاثر از محل جغرافیایی شما هست. فراموش نکنید که سیاست‌گذار حرف‌ها و فکرهای شما را به این دلیل دوست دارد بشنود که شما ایده روشنی از بطن آن جامعه دارید. داستان‌ها و آمارهای محلی بسیار مهم هستند وشاید تنها منبع مهم و غنی شما در ارائه مسئله‌تان باشد.
درخواست روشن و عملی داشته باشید. خیلی از مردم فکر می‌کنند که بی‌ادبی است اگر مستقیم درخواست کنند . اما فراموش نکنید هدف این جلسه این است که حمایت لازم را برای مسئله مورد نظر خود کسب کنید. بنابراین لازم است که شما درخواست مشخص، بدون تعارف و مودبانه را درجلسه مطرح کنید. راز موفقیت این است که درخواست شما مشخص و مطابق با محدوده اختیارات سیاست‌گذار باشد. مثلا، شما می‌خواهید در مورد تغییر یک قانون با قانون‌گذار جلسه داشته باشید، اول ازهمه تاجایی که می‌توانید باید در مورد آن قانون و یا لایحه اطلاعات کافی داشته باشید و در نهایت یک درخواست کاملا مشخص را مطرح کنید؛ مثلا درخواست این که یک لایحه مشخص نباید تصویب شود.
یک رابطه خوب با یکی از کارمندان بسازید. بسیاری از ترویج‌گران کمپین‌های مردمی، فراموش می‌کنند که چه‌قدر نقش کارمندان دولتی مهم است. یک کارمند گاهی می‌تواند موفقیت یا شکست پروژه شما رقم بزند. آنها نقش مهمی در تنظیمات جلسات و اولویت‌بندی جلسات سیاست‌گذاران دارند. برای مثال، حمایت مدیر دفتر یک نماینده مجلس شورای اسلامی از طرح شما می‌تواند نقش بسیار مثبتی در جلب اعتماد نماینده مورد نظر داشته باشد. از طرفی بسیاری از اوقات، حتی وقت گرفتن از سیاست‌گذاران و تصمیم‌گیرندگان نیازمند برقراری ارتباطی نزدیک با کارمندان دفتر آن فرد مورد نظر است. به علاوه، فراموش نکنید که این افراد می‌توانند اطلاعات خوبی درخصوص مسئله مورد نظر در اختیار شما قرار دهند.
پیگیری. آن چه بعد از جلسه اتفاق می‌افتد معمولا مهم‌ترین مرحله است . روز بعد از جلسه یک نامه یا ایمیل تشکر بفرستید و احساس قدردانی‌تان را بیان کنید و در ایمیل خود از هر نوع تعهد شفاهی که به شما داده شده است تشکر نمایید . اگر در جلسه قول می‌دهید که بعد از جلسه خودتان پیگیری خواهید کرد حتما این کار را انجام دهید. نتیجه جلسه خود را به همکاران و داوطلبان اطلاع دهید و با هم سعی دربرنامه‌ریزی و تعیین استراتژی برای گام بعد‌ی‌تان داشته باشید. از تغییرات مشکل خود در جامعه و این که قانون‌گذار چگونه آن را حمایت کرده مطلع باشید و در نهایت بدانید که آیا قانون‌گذار، موضوع مورد نظر شما را شما را حمایت کرده است یا خیر. اگر پاسخ به درخواست شما منفی بود، مودبانه تقاضای توضیح کنید و اگر حمایت کرده بودند، تشکر نمایید.
نباید‌ها:
تاخیر نداشته باشید. وقت‌شناسی و حضور به موقع در ساعت تعیین شده برای جلسه با سیاست‌گذاران بسیار مهم است این نشانه تعهد و حرفه‌ای بودن شماست.. سعی کنید کمی زودتر در محل گفتگو حاضر شوید.و اگر گروه همراه شما هم وقت دارند تا جایی که می‌توانید زمانی برای مرور صحبت هایتان در جلسه داشته باشید.
موضوعات غیر مرتبط را مطرح نکنید. شما باید یک پیام واضح ویک دست را منتقل کنید. صحبت از مسائل و هدف‌های متفاوت تنها باعث این می‌شود که شما حمایت‌تان را در خصوص پروژه از دست بدهید. ترویج‌گری را تنها محدود به یک پروژه بکنید. سیاست‌گذاران معمولا با افراد و گروه‌های مختلف با دغدغه‌های متفاوت در ارتباط هستند، بنابراین مهم است که شما را به ذهن‌شان بسپارند. به همین دلیل باید خیلی روشن، متمرکز و هدفمند عمل کنید.
نقد سیاسی و حزبی نکنید. شما در این جلسه شرکت کرده‌اید که در مورد مسئله خودتان حمایت بگیرید . بنابراین، ارائه پروژه ترویجی‌تان در الویت قرار دارد. تا جایی که می‌توانید از بحث‌های سیاسی و حزبی خودداری کنید به یاد داشته باشید شما سیاست‌مدار یا نماینده یک گروه خاص سیاسی نیستید.
تهدید نکنید. اگر پاسخ منفی شنیدید و حمایت سیاست‌گذار برای پروژه شما جلب نشد، از انجام عکس العمل‌‌های پرخاشگرانه و تهدید شدیدا پرهیز کنید. این اعمال نتیجه‌ای جز قطع رابطه نخواهد داشت. به این فکر کنید که ممکن است در آینده روال کارها تغییر کند و دوباره لازم باشد با این فرد دیدار کنید.
از اختصاص دادن محیط کوچک برای جلسه ناراحت نشوید. بعضی دفاتر رسمی خیلی کوچک هستند، حتی بعضی کارمندان اتاق خصوصی ندارند. ممکن از شما بخواهند که در لابی ساختمان منتظر بمانید وبعد هم با شما در همانجا جلسه بگذارند یا در یک گوشه‌ای در راهرو. این نشانه عدم اهمیت و بی احترامی به شما و کارتان نیست . بلکه تنها مربوط به امکانات آنها است گاهی شما حتی ممکن است که کسی را در طول مسیرش به یک جلسه یا یک سازمان دیگر ملاقات کنید. به خاطر داشته باشید همین که وقتی برای صحبت با فرد مورد نظرتان پیدا کردید، خودش بسیار ارزشمند است و باید از آن به بهترین نحو استفاده کنید.
خیال‌تان صددرصد راحت نباشد. در جلسات ممکن است رفتار با شما بسیار صمیمانه و محترمانه باشد؛ اما این صمیمیت و احترام لزوما نشانه حمایت نیست. گاهی ممکن است سیاست گذار حتی اگر با شما مخالف باشد اما با شما صمیمانه برخورد کند. این احترام را با حمایت و تائید اشتباه نگیرید. در ضمن نگذارید که راحت و صمیمانه بودن در جلسه شما را از بیان درخواست‌تان باز دارد.
تهیه و تدوین مدرسه پرتو