در بخش اول این مقاله روش‌های تعیین اهداف پروژه، شناخت تاثیرگذاران و تعیین منابع را مرور کردیم. در این بخش به چگونگی تدوین بودجه و جمع‌آوری کمک‌های مالی (Fundraising) برای پروژه‌های ترویجی می‌پردازیم.
تدوین بودجه
بودجه پروژه‌تان را بر اساس طرح استراتژیک پروژه و تا حد ممکن با جزئیات و دقیق تدوین کنید. هنگام بودجه‌بندی، هزینه‌های جمع‌آوری کمک‌های مالی را هم در نظر بگیرید. از هزینه‌های چاپ، پست، سفر و غذا، تا برگزاری شام، ناهار و یا هر رویداد دیگری برای این منظور. اگر پس از تدوین بودجه به این نتیجه رسیدید که منابع کافی در اختیار ندارید، شاید وقت آن باشد تا در طرح استراتژیکتان نیز تغییراتی اعمال کنید.
نکته‌هایی که هنگام تدوین بودجه باید در نظر داشته باشید:
- هزینه کارمندان و مشاوران
- هزینه‌های دفتر موسسه ترویجی (اجاره‌بها، تلفن، ماشین چاپ، برق و …)
- هزینه رویدادها (هزینه مکان، وسائل مورد نیاز مانند بلندگو، غذای سبک، ناهار، شام)
- هزینه تبلیغات
- هزینه‌های سفر (بین شهری یا میان شهری)
- هزینه‌های نگهداری و مدیریت وبسایت
- هزینه کارگاه‌ها و دوره‌های آموزشی برای کارکنان و یا حامیان
- هزینه پایش و ارزشیابی پروژه
نکاتی در مورد جمع‌آوری کمک‌های مالی (Fundraising)
به فرآیند گردآوری کمک‌های مالی و یا سایر منابع که به صورت داوطلبانه توسط افراد، حامیان، کسب و کارها، موسسات و حتی نهاد‌های دولتی به پروژه ترویجی شما اهدا می‌شود، جمع‌آوری کمک‌های مالی گفته می‌شود.
استراتژی جمع‌آوری کمک‌های مالی، نیازهای مالی و غیرمالی موسسه را شناسایی کرده و فعالیت‌ها، بازه‌های زمانی و منابعی که برای تامین این نیازها لازم هستند را تعیین می‌کند. به یاد داشته باشید که این استراتژی، سندی است که در طول زمان و با توجه به شرایط و اتفاقات تکمیل می‌شود و ممکن است تغییر کند، اما به طور معمول نگاهی به ۳ تا ۵ سال آینده دارد.
چرا تعیین استراتژی جمع‌آوری کمک‌های مالی اهمیت دارد؟
داشتن یک استراتژی از پیش تعیین شده که با تفکر و دقت طراحی شده است کمک می‌کند تا بتوان کارها و پروژه‌ها را اولویت‌بندی کرد و انرژی و منابع پروژه را به شیوه‌ای موثر برای دستیابی به اهداف به کار گرفت. به علاوه، این استراتژی ابزار مناسبی است برای تشریح اهداف و فعالیت‌هایتان به همکاران، حامیان و ذینفعان پروژه ترویجی شما. از اینها گذشته، فرآیند طراحی استراتژی باعث می‌شود تا بتوانید بر روی نقاط ضعف، قوت، فرصت‌ها و تهدیدهای احتمالی پروژه‌تان بیشتر تمرکز کنید.
چطور یک استراتژی برای جمع‌آوری کمک‌های مالی طراحی کنیم؟
همانطور که برای طراحی استراتژی پروژه ترویجی، یک الگوی از پیش طراحی شده که برای همه پروژه‌ها به کار بیاید وجود ندارد، برای طراحی استراتژی جمع‌آوری کمک‌های مالی نیز چنین الگویی وجود ندارد. اما تمام استراتژی‌های موفق چند نکته مشترک دارند که توجه به آنها می‌تواند به شما کمک کند تا یک استراتژی کاربردی برای موسسه و موضوع پروژه ترویجی‌تان تدوین کنید. در ادامه، این ۶ گام موثر را بررسی می‌کنیم.
گام نخست: ارائه یک دلیل قانع‌کننده برای حمایت
شما باید بتوانید به این سوال مخاطب، «که چرا من باید برای این موضوع اهمیتی قائل باشم و چرا باید برای کمک به حل مساله مورد نظر شما کاری انجام دهم» پاسخی تاثیرگذار و قانع‌کننده ارائه دهید. برای رسیدن به این هدف، می‌توانید این چند نکته را توضیح دهید:
۱- مشکل چیست؟
۲- سازمان شما برای حل این مشکل، چه راهکاری را پیشنهاد می‌کند؟
۳- اگر شما موفق شوید چه تغییراتی ایجاد می‌شود؟
۴- اگر شکست بخورید چه اتفاقی می‌افتد؟
۵- چرا سازمان شما ـ منحصرا ـ بهترین گزینه برای حل این مشکل است؟
از همه اینها مهمتر این است که شما پاسخ تمام این سوالات را به شیوه‌ای بدهید که به یادماندنی باشد و از نظر احساسی مخاطب را درگیر مساله کند. به علاوه، نکاتی را هم که در ادامه می‌آیند در نظر داشته باشید:
چرا مردم به یک پروژه ترویجی کمک مالی می‌کنند:
- به اهداف پروژه علاقه دارند.
- به درخواست افرادی که تاثیرگذار هستند.
- معتقدند اهداف پروژه و یا موسسه ترویجی، مشکلی از معضلات جامعه را حل می‌کند.
- درگیر پروژه و یا موسسه هستند.
- علاقه‌دارند تا در عموم به رسمیت شناخته شوند و یا شهرتی مثبت کسب کنند.
چرا مردم به یک پروژه ترویجی کمک مالی نمی‌کنند:
- فردی که درخواست کمک کرده، از شیوه‌های جمع‌آوری کمک‌های مالی آگاهی نداشته است.
- ضرورت پروژه ترویجی به درستی، با قاطعیت و موثر منتقل نشده است.
- برای کمک اهدایی مبلغ مشخصی تعیین نشده است.
- موضوع پروژه ترویجی جذابیت لازم را نداشته است.
- راه دیگری برای کمک به جز دریافت وجه ارائه نشده است.
- هیچ‌کس دوباره در مورد موضوع پیگیری نکرده است.
گام دوم: تحلیل و برنامه‌ریزی
در این مرحله باید تصمیم بگیرید که می‌خواهید بر کدام دسته از منابع مالی تمرکز کنید. بهترین کار این است که منابع مختلفی را در نظر بگیرید تا تنها به یک منبع مالی وابسته نباشید. در نظر داشته باشید که هر یک از این منابع، در زمان‌های متفاوت منابع مالی را در اختیارتان قرار می‌دهند. به علاوه، اهداف و اولویت‌هایشان با هم متفاوت است. شما باید بر اساس آنچه که بیشتر به کارتان می‌آید، اهداف و منابع قابل دسترس را با هم منطبق کنید.
نمونه‌های منابع: صندوق‌ها و بنیادها، شرکت‌های خصوصی، اشخاص و افراد هر جامعه کوچک مانند مساجد، مدارس، دانشگاه‌ها و ….
گام سوم: ساختار
زمانی که منابع مالی مورد نظرتان را شناسایی کردید، می‌توانید ساختار کار جمع‌آوری کمک‌های مالی را تعیین کنید. شاید بخواهید یک کمیته از داوطلبانی تشکیل دهید که مایلند در این زمینه با شما همکاری کنند و یا به طور کامل جمع‌آوری کمک‌های مالی را به یک مشاور واگذار کنید. اگر جمع‌آوری کمک‌های مالی در بلند مدت نظر دارید، بهتر است هر چه سریع‌تر ظریفیت‌های مورد نیاز این حوزه را ایجاد کنید.
گام چهارم: تحقیق
در این مرحله در واقع شما گزینه‌هایی را که در گام دوم در نظر گرفته‌اید، دقیق‌تر بررسی می‌کنید و حامیان مالی مشخصی را شناسایی کرده و در مورد آنها بیشتر تحقیق می‌کنید. نکته کلیدی این است که افراد، سازمان‌ها و نهادهایی را به عنوان حامی بالقوه انتخاب کنید که نه تنها از سازمان و اهداف شما حمایت می‌کنند، بلکه توانایی اهدا کمک مالی ـ در حدی که شما نیاز دارید ـ را نیز داشته باشند. برای این کار از ساده‌ترین راه شروع کنید: نزدیک‌ترین افرادی که شما و دست‌‌اندرکاران پروژه‌تان می‌شناسند.
گام پنجم: تطبیق نیازهای پروژه با علائق و منافع حامیان مالی
شما باید بتوانید نیازهایتان را به شیوه‌ای شکل دهید که با منافع حامی مالی‌تان تطابق داشته باشند. برای مثال اگر می‌خواهید به سراغ مردم یک محله بروید و پول جمع کنید، باید بتوانید برای آنها توضیح دهید که مقدار پولی که به شما اهدا می‌کنند (مثلا ده هزار تومان از هر نفر) چه تغییری ایجاد می‌کند و چه تاثیری بر منافع آنها دارد.
گام ششم: درخواست با صراحت
جمع‌آوری کمک‌های مالی تنها زمانی کارساز است که شما صراحتا درخواست حمایت کنید. صندوق‌ها، بنیادها و حتی شرکت‌های خصوصی معمولا برای ارائه کمک مالی به یک پروژه یک طرح پیشنهادی کتبی می‌خواهند. راه‌های متفاوتی برای جلب کمک‌های مالی گروه‌های مختلف وجود دارد. مثلا می‌توانید با دعوت آنها به یک مراسم، پروژه‌تان را معرفی کنید و حمایتشان را جلب کنید. می‌توانید کتبا درخواست کمک کنید و یا جلسات حضوری شخصی ترتیب دهید. هر چه قدر در تدارک مراسم و شیوه ارتباط دقت بیشتری به خرج دهید، احتمال موفقیت شما در جذب حامیان مالی بیشتر می‌شود.
گام آخر: ارتباط‌هایتان را حفظ کنید
به یاد داشته باشید که برقراری و حفظ یک رابطه دراز مدت تنها در صورتی ممکن است که شما از حامیانتان قدردانی کنید و آنها را در جریان برنامه‌های موسسه و سازمانتان قرار دهید. از همه مهمتر این است که تاثیراتی و تغییراتی را که به کمک منابع مالی آنها ایجاد کرده‌اید به آنها نشان دهید. به این ترتیب می‌توانید یک رابطه مبتی بر احترام و اعتماد متقابل ایجاد کنید و در پروژه‌های آتی هم از آنها کمک بخواهید.
تهیه و تدوین: مدرسه پرتو