همه ما، چه در محیط کار و چه در زندگی شخصی درگیر مشکلات هستیم و تلاش می کنیم به بهترین شیوه ممکن حلشان کنیم. از مشکلات شخصی که بگذریم، مشکلات حرفه‌ای ـ خصوصا در حوزه پروژه‌های ترویجی ـ انواع مختلف دارند. مشکلات اجرایی و فنی در هنگام پیاده‌سازی پروژه‌ترویجی، مشکلات سازمانی، مشکلات در ارتباط با سایر نهاد‌ها، سازمان‌ها و افراد حقیقی و حقوقی که در زمینه پروژه با آنها تعامل می‌کنید و …. این مشکلات ممکن است بزرگ یا کوچک، قابل حل و یا پیچیده باشند و راهحل ساده‌ای برایشان وجود نداشته باشد.
مثلا فرض کنید که یکی از فازهای پروژه ترویجی شما آگاه‌سازی در مورد خشونت کلامی است و اکنون در مرحله راه‌اندازی یک کارزار عمومی برای اطلاع‌رسانی و بالا بردن آگاهی مخاطبان در این زمینه هستید. اما، فوتبالیست محبوب و سرشناسی که به عنوان چهره کارزار شما قرار بود با شما همکاری کند در آخرین لحظه تصمیم گرفته است تا مشارکت خود را در پروژه شما محدود کند. چنین تصمیمی، آن هم در این مرحله از پروژه ترویجی می‌تواند پروژه شما را با مشکلات جدی مواجه کند. اما چطور می‌توانید به بهترین شیوه این مشکل را حل کنید؟
توانایی یافتن راهکارهای مناسب برای حل مشکلات از مهمترین عواملی است که می‌تواند به موفقیت و یا شکست یک پروژه ترویجی و حتی یک سازمان بیانجامد. یکی از مطمئن‌ترین راه‌ها برای حل مشکلات، تعیین یک روند حل مشکل قبل از به وجود آمدن آن است. درست است که راهحل را نمی‌توان از قبل تعیین کرد، چراکه هر مشکل راهحل منحصر به فردی دارد، اما طراحی دقیق یک روش و روند برخورد با مشکل از قبل، ابزار موثری در اختیار شما قرار می‌دهد تا بتوانید به شیوه‌ای موثر و با صرف زمان کمتری مشکل پیش‌رویتان را حل کنید.
در روند حل مشکل ۴ گام اصلی وجود دارد:
۱- تعریف مشکل
۲- پیدا کردن/تولید جایگزین
۳- ارزیابی و انتخاب جایگزین
۴- اجرا و پیاده‌سازی راهحل
بخش عمده‌ای از فرآیند حل مشکل شامل درک درست شرایط پیچیده‌ای است که مشکلات در پی آنها به وقوع می‌پیوندند؛ توانایی درک درست شرایط به شما امکان شناسایی دقیق مشکل را می‌دهد. در نظر گرفتن و اجرای نکاتی که در این مقاله به آنها می‌پردازیم دقیقا به پرورش و بهبود چنین مهارت‌هایی می‌انجامد.
تعریف مشکل
نکته کلیدی در تعریف صحیح مشکل این است که مطمئن شوید دقیقا به مشکل حقیقی پرداخته‌اید و نه به علائم آن. در مثال بالا ممکن است شما فکر کنید که مسبب اصلی این مشکل فوتبالیست سرشناس است که در لحظات آخر تصمیم خود را تغییر داده است. اما این تصمیم می‌تواند نتیجه اتفاقات مختلفی باشد، از جمله عدم هماهنگی اعضای تیم شما با او، عدم درک صحیح طرفین درگیر از روند پیشرفت کارها و کارزار و حتی نوع وظایف این فوتبالیست و نقش مهم او در کارزار.
بیایید یک سناریوی دیگر را بررسی کنیم. فرض کنید که عمکلرد تیم شما پایین‌تر از حد استاندارد است و همین پروژه ترویجی شما را با مشکل مواجه کرده است. ممکن است شما فکر کنید که افراد مسبب اصلی این مشکل هستند چراکه کارشان را درست تحویل نمی‌دهند. اما اگر کمی دقیق‌تر به مساله نگاه کنید ممکن است متوجه شوید که مشکل اصلی ناشی از عدم آموزش مناسب و کافی، حجم کار، نبود انگیزه، مشکلات اجرایی پروژه و حتی عدم تناسب فرد با پروژه ترویجی شما و عدم توجه شما و مسئولین دیگر در زمان استخدام بوده است.
در این مرحله حتما به یاد داشته باشید که مشکل پیش رو را از زوایای مختلف بررسی کنید. به علاوه حواستان باشد که دو گام تعریف مشکل و ارائه راهکارهای جایگزین را با هم اشتباه نکنید. برای مثال، این عبارت که «باید راهی برای تادیب و متنبه کردن افرادی که کارهای زیر حد استاندارد تحویل می‌دهند، بیابیم» و یا «باید به سرعت جایگزینی برای فوتبالیست بیابیم» تعریف مشکل نیست. این عبارت‌ها در واقع ارائه راهکار پیشنهادی است و به شما فرصت پیدا کردن مشکل دقیق و اصلی که باعث بروز مشکل شده است، نمی‌دهد.
یادتان باشد که برای تعریف دقیق مشکل این موارد را در نظر بگیرید: بازیگران مختلف درون سازمان شما (از کارمندان تا مدیران)، بازیگران بیرونی (افراد و نهادهایی که در ارتباط با آنها هستید)، روند انجام کارها و پیاده‌سازی پروژه، محدودیت‌های موجود (مالی، سازمانی، عملیاتی و …)، و در نهایت در نظر داشتن تصویر کلی.
پیدا کردن/تولید جایگزین
انتخاب راهحل نهایی را تا زمانی که چند راه جایگزین پیشنهاد نشده به تاخیر بیاندازید. یکی از بهترین روش‌ها برای پیدا کردن جایگزین، برگزاری جلسات بارش فکری (Brainstorming) است. استفاده از این جلسات برای پیدا کردن جایگزین، علاوه بر اینکه به پیدا کردن راهحل نهایی کمک می‌کند، یک نکته مثبت دیگر هم دارد و آن هم ایجاد فرصتی برای بحث و گفتگو در مورد مشکل پیش رو است. با این روش، راه برای برقراری ارتباط میان افراد مختلف درگیر در مساله باز می‌شود.
اما چرا تولید جایگزین‌های مختلف اهمیت دارد؟ بررسی و داشتن چند راه جایگزین باعث می‌شود که راه حل نهایی که انتخاب می‌کنید بهتر ارزیابی شده باشد و درنتیجه کیفیت بهتری نیز داشته باشد.
برای اینکه بتوانید جایگزین‌های مناسبی پیدا کنید، وضعیت کنونی را مانند یک پازل در نظر بگیرید. سپس روابط میان اجزای این پازل و متغیرهای مختلف موجود را بررسی کنید. به علاوه به یاد داشته باشید که جایگزین‌ها، قرار نیست که کامل‌ترین و بهترین راه حل باشند، بلکه راهکارهایی محتمل هستند. راهکارهای جایگزین پیشنهادی را خلاصه کرده و لیستی از آنها تهیه کنید.
ارزیابی و انتخاب جایگزین
اگر می‌خواهید راه حل نهایی واقعا عملی باشد و مشکل را مرتفع کند، باید به ارزیابی دقیق راهکارهای جایگزین تعهدی عمیق داشته باشید. شیوه‌های مختلفی برای ارزیابی وجود دارد، اما یکی از کاربردی‌ترین روش‌ها این است که پس از اینکه لیست راهکارهای جایگزین را تهیه کردید، جدولی شامل مزایا و معایب هر یک تهیه کنید. زمانی که مشغول بررسی مزایا و معایب هر یک از راهکارهای جایگزین هستید، عواقب هر کدام را در کوتاه، میان و بلند مدت در نظر داشته باشید.
پس از تهیه این جدول، می‌توانید ارزیابی دقیقی از هر یک از راهکارهای پیشنهادی داشته باشید.
اجرا و پیاده‌سازی راهحل
پس از آنکه راه حل نهایی را انتخاب کردید، زمان آن است تا روند اجرا و پیاده‌سازی آن را به دقت بررسی و برنامه‌ریزی کنید. این روند قرار نیست روندی پیچیده باشد، بلکه در آن شما گام‌های لازم برای اجرایی کردن راه حل نهایی را تعیین می‌کنید. بدین ترتیب برای اجرای و پیاده‌سازی راهحل یک نقشه‌راه دقیق در اختیار دارید.
تهیه و تدوین: مدرسه ترویج و حمایت‌گری پرتو