آشنایی با فوت و فن مصاحبه با رسانه‌ها برای ترویج‌گران –به ویژه آن دسته که روی پروژه‌های آگاه‌سازی کار می‌کنند- ضروریست. در این مقاله، به شرح برخی مولفه‌ها و تکنیک‌های لازم برای موفقیت در مصاحبه با رسانه‌ها می‌پردازیم:
۱) آماده باشید
پیش از مصاحبه، محورهای اصلی صحبت خود را انتخاب کرده و روی آنها فکر کنید. اگر سئوالات مصاحبه را پیش‌تر، از خبرنگار مربوطه دریافت کرده‌اید، آنها را به دقت مطالعه کنید و سعی کنید پاسخ خود را به محورهای اصلی و پیام‌های کلیدی خود ربط دهید. اما اگر سئوالات را پیش از مصاحبه دریافت نکرده‌اید، ۲۰ سوالی را که فکر میکنید احتمال بیشتری دارد خبرنگار از شما بپرسد، برای خود بنویسید؛ حتی سوالاتی که دوست ندارید مطرح شوند. برای هر یک از این سوالات، ترجیحاً با دیگر افراد گروهتان- به ویژه اعضای تیم ارتباطات و یا روابط عمومی سازمان، پاسخی تنظیم کنید و آن را به خاطر بسپارید. به این شکل برای مصاحبه آمادگی بیشتری خواهید داشت چرا که خیلی احتمال دارد سئوالاتی که از شما پرسیده می‌شود، در میان سئوالات این لیست باشد.
۲) تمرین کنید
در طول مصاحبه، شما تنها یک فرصت برای بیان پیام خود خواهید داشت. تمرین به شما اطمینان می‌دهد که در مصاحبه خوش بیان و تاثیرگذار باشید و هرچه بهتر از فرصت استفاده کرده و پیام خود را به گوش مخاطب برسانید. پس از چند بار تمرین متوجه خواهید شد که تفاوت بار اولی که پیام خود را بیان میکنید با بار دهم غیر قابل قیاس است. برای تمرین کردن، می‌توانید مقابل آیینه بایستید و به سوالات خود پاسخ دهید. و یا این که دوست شما و یا هم‌تیمی‌هایتان می‌توانند با قرار گرفتن در نقش مصاحبه کننده به شما کمک کنند. ضبط جواب‌ها می‌تواند به شما کمک کند تا خود را بسنجید. هنگام تمرین، به پیام، لحن و زبان بدن خود توجه کنید و از بقیه نیز بخواهید به شما بازخورد بدهند تا بتوانید بهتر عمل کنید.
۳) پیش‌زمینه‌ای از پروژه را برای خبرنگار ارسال کنید
سعی کنید پیش از مصاحبه، اطلاعاتی هر چند مختصر درباره پروژه را به خبرنگار ارسال کنید. اگر قبلا بروشوری درباره کارزار و یا پروژه خود تهیه کرده‌اید و یا اگر مقاله‌ای درباره پروژه در رسانه‌ها چاپ شده است، می‌توانید آنها را نیز در اختیار خبرنگار قرار دهید. از پیش فرستادن اطلاعات پروژه به خبرنگار کمک می‌کند که موضوع بحث شما را بهتر درک کند. انجام این کار و ارائه تصویری درست از فعالیت‌تان به مصاحبه کننده توسط خود شما، شما و گروه/سازمان‌تان را در موقعیت بهتری قرار خواهد داد.
۴) بر پیام‌تان متمرکز باشید
با دو یا سه پیام کلیدی خود وارد مصاحبه شوید و روی ارائه هر چه بهتر این پیام‌ها در مصاحبه تمرکز کنید.
۵) تکرار به یادگیری کمک می‌کند
می‌گویند که پیام باید حدود هفت بار برای مخاطب تکرار شود تا در ذهن او بنشیند و به یادش بماند! پس سعی کنید تا پیام خود را روشن بیان کرده و آن را تکرار کنید.
۶) سعی نکنید فقط به سوالات جواب دهید؛ پاسخ‌ها را در جهت بیان هدف خود تشریح کنید
هر بار که با یک خبرنگار صحبت میکنید، به یاد داشته باشید که این تعامل، فرصتی برای انتقال پیام شماست. سئوالات خبرنگار را با آنچه که فکر میکنید او می‌خواهد بشنود، پاسخ ندهید و فقط از «بله» و یا «خیر» گفتن پرهیز کنید. سعی کنید پیام خود را به پاسخ‌تان پیوند بزنید و آن را طوری بیان کنید تا پیام‌تان را دوباره پررنگ کند.
برای مثال، فرض کنید کارزار شما روی ترویج رانندگی سالم تمرکز دارد. در این حالت، اگر از شما پرسیده شد، چند سال است که در این شهر زندگی میکنید؟ می‌توانید بگویید: «من به اندازه‌ای اینجا زندگی کرده‌ام که بدانم چقدر مردم از شمار بالای تلفات سوانح رانندگی خسته شده‌اند و از رانندگی سالم و امن حمایت می‌کنند.»
۷) داستان شخصی خود را بیان کنید
داستان‌گویی یکی از ابزارهای مهم تاثیرگذاری در پروژه‌های ترویجی است. سعی کنید تا حد امکان داستان خود را شخصی کنید و بگویید که چگونه مسئله مورد نظر پروژه شما، مستقیما بر شما و دیگر افراد تاثیر می‌گذارد. بیان داستان شخصی خود، به اعتمادسازی کمک کرده و برایتان اعتبار می‌سازد و نیز به شما کمک می‌کند با مخاطب‌تان بهتر ارتباط برقرار کنید. همان‌گونه که گفته شد، داستان‌گویی یکی از بهترین راه‌های انتقال پیام و برقراری ارتباط با مخاطب است. داستان‌ها بیشتر از نکات منطقی در یاد افراد می‌مانند.
برای مثال، بسیاری از کسانی که کارزارهای رانندگی سالم را راه‌اندازی کرده‌اند، خود و یا نزدیکانشان از قربانیان رانندگی خطرناک هستند. این افراد عمدتا داستان‌های شخصی خود را بیان می‌کنند.
۸) ساده بیان کنید و از واژگان تخصصی استفاده نکنید
فرض نکنید که خبرنگار می‌داند شما درباره چه چیزی صحبت میکنید. سعی کنید مطالب را به روشنی توضیح دهید تا از درک مخاطب اطمینان حاصل کنید. بسیاری از ما در سازمان‌هایی کار می‌کنیم که از علائم اختصاری و واژگان خاص و تخصصی در صحبت‌های خود استفاده می‌کنند. به خاطر داشته باشید که در مصاحبه، مطالب را به زبان ساده و قابل فهم برای مخاطب توضیح دهید و از استفاده از کلمات و اصطلاحات تخصصی بپرهیزید تا مخاطب بهتر با شما ارتباط برقرار کند.
۹) در دسترس باشید
اگر تصمیم گرفته‌اید که با رسانه‌ها کار کنید، باید در خاطر داشته باشید که خبرنگاران با ضرب العجل‌های زمانی کار می‌کنند. بنابراین باید در طول زمان تهیه خبر در دسترس باشید تا ضرب العجل از دست نرود.
۱۰) مطالب «محرمانه» را مطرح نکنید
به هیچ وجه مسائل محرمانه و خصوصی را برای خبرنگاران تعریف نکنید. اگر نمی‌خواهید مسئله‌ای بازگو نشود، آن را بیان نکنید.
۱۱) دروغ نگویید، بزرگ‌نمایی نکنید، تعمیم ندهید
همیشه آنچه را که حقیقت دارد بگویید و دقیق صحبت کنید به ویژه اگر آمار و ارقام ارائه می‌دهید. اعتماد و صداقت، برای ارتباط با خبرنگاران بسیار مهم است. روابط قوی با خبرنگاران می‌تواند به پوشش منصفانه مسئله مورد نظر شما منتهی شود. به یاد داشته باشید که اگر خبرنگاری را گمراه کنید، درستی و صداقت خود را از بین برده‌اید.
۱۲) اجازه ندهید اظهارات نادرست، بدون چالش بمانند
اگر فکر میکنید که یک گزارشگر اشتباه کرده و «حرف در دهان شما گذاشته است»، بلافاصله آن را تصحیح کنید، یا در صورت نیاز حتی پس از اتمام مصاحبه.
۱۳) خودتان باشید
اشکالی ندارد اگر در هنگام مصاحبه، مشتاق، با انگیزه و پر شور باشید. فقط یادتان باشد که دوستانه و طبیعی رفتار کنید و از حرکات تصنعی پرهیز نمایید. آرامش خود را حفظ کنید و اعتماد به نفس داشته باشید.
مطالعات نشان می‌دهند که %۸۰ آنچه از یک مصاحبه در ذهن مخاطبین می‌ماند، احساس‌شان درباره مصاحبه شونده است و تنها %۲۰ از محتوا در یادشان خواهد ماند. پس اعتماد به نفس داشته، آرام باشید و از فرصت استفاده کنید!
۱۴) آرامش خود را حفظ کنید و حالت دفاعی به خود نگیرید
در طول مصاحبه، ممکن است خبرنگار شما و گفته‌هایتان را به چالش بکشد. در هر حالت و حتی زمانی که احساس میکنید مورد حمله شخصی قرار گرفته‌اید، آرامش خود را حفظ کنید، عصبی نشوید و حالت دفاعی به خود نگیرید چرا که در این صورت، کنترل مصاحبه از دست‌تان خارج می‌شود. اما اگر سئوالی به نظرتان ناعادلانه می‌رسد، می‌توانید انتقاد خود را در حین حفظ آرامش، بیان کنید.
تهیه و تدوین: مدرسه پرتو