سه رکن اصلی مذاکره عبارتند از افراد دخیل در مذاکره (People)، مساله مورد مذاکره (Problem)، و روند مذاکره (Process). این مولفه‌ها اساس هر راهبرد موفقیت‌آمیز در مذاکره هستند و تضمین توجه به آنها باعث می‌شود تا مذاکرات به شکل موثرتری پیش رفته و شانس اخذ نتیجه بهتر بالاتر رود.
افراد (People)
رکن مردم اشاره به اهمیت روابط و ارتباطات مذاکره‌کنندگان و افراد پشت سر آنها دارد. برای حصول بهترین نتیجه ممکن باید علاوه بر اشخاصی که در صحنه مذاکره حاضر می‌شوند، آنهایی که مذاکره‌کنندگان را به نمایندگی انتخاب کرده و جماعتی که در هر دو طرف از نتیجه مذاکره تاثیر می‌پذیرند را مورد مطالعه قرار داد. در بررسی افراد سه اصل زیر کلیدی‌تر است:
• ساخت روابط: ایجاد اعتماد و مفاهمه با طرف مقابل از اهمیت بسیاری برخوردار است. رابطه مثبت می‌تواند مذاکرات را تسهیل و همکاری و احترام متقابل را تقویت کند.
• هوش هیجانی: تشخیص و مدیریت هیجانات -هم هیجانات خودتان و هم هیجانات دیگران- می‌تواند از بروز تعارض‌ها و سوء‌تفاهم‌ها جلوگیری کند. همدل بودن، گوش کردن فعال، و برخورد سازنده -و نه جدل و مخاصمه- می‌تواند حتی در انعطاف‌پذیر شدن طرف روبرو در مواضع اصلی‌اش هم موثر باشد.
• مدیریت ذی‌نفعان: شناسایی تمام ذی‌نفعان و درک منافع، نیازها، و تاثیرشان باعث خلق راه‌حل‌های مورد توافق همه طرف‌ها می‌شود.
مساله (Problem)
این رکن، بر مسائل اساسی مذاکره که در خطر هستند تمرکز می‌کند و شامل تعریف و بررسی شفاف مسائل اصلی است که باید حل شوند. جنبه‌های کلیدی شامل موارد زیر می‌شود:
• شناسایی منافع: درک منافع، نیازها و انگیزه‌های اصلی هر دو طرف و نه صرفا موقعیت‌های مطرح شده آنها مهم است. این کار در یافتن نقاط مشترک و راه‌حل‌هایی که به نفع هر دو طرف باشند کمک می‌کند.
• چارچوب‌دهی به مسائل: تعریف شفاف و دقیق مشکل ضروری است. این تعریف مستلزم تشخیص تفاوت میان نشانه‌ها و علت‌های ریشه‌ای مسائل موجود است.
• خلق گزینه‌ها: طوفان فکری برای یافتن گزینه‌های متعدد و راه حل‌های جایگزین به منظور حل مشکل اهمیت دارد. خلاقیت و پذیرا بودن در مقابل راه‌حل‌های مختلف برای یافتن بهترین نتیجه ممکن مهم است.
فرآیند (Process)
فرآیند به ساختار و روش‌شناسی مذاکره می‌پردازد. این رکن مدیریتِ چگونگی هدایت مذاکره را در‌برمی‌گیرد تا کارآمدی مذاکره را تضمین کند. جنبه‌های کلیدی شامل موارد زیر می‌شود:
• برنامه‌ریزی و آمادهسازی: آمادگی کامل پیش از ورود به مذاکرات ضروری است. آمادگی شامل تعیین اهداف مشخص، درک زمینه، و تدوین راهبرد است.
• ساختار مذاکره: ایجاد روندی شفاف و توافق شده برای مذاکره اهمیت دارد. این کار شامل تعیین دستور‌کار، جدول‌های زمانی، و پروتکل‌هایی برای ارتباطات و تصمیم‌گیری است.
• انعطاف‌پذیری و انطباق‌پذیری: آمادگی برای تطبیق روند مذاکره در صورت لزوم و براساس پویایی مذاکره مهم است. این کار مستلزم پاسخگویی به اطلاعات جدید و تغییرات در شرایط است.
مذاکره‌کنندگان با تمرکز بر این سه رکن – مردم (People)، مشکل (Problem)، و روند (Process) – می‌توانند رویکردی متعادل و جامع به مذاکرات به وجود آورند. این تضمین می‌کند که روابط به شکلی اثربخش مدیریت شوند، به مسائل اساسی کاملا پرداخته شود، و روند مذاکره سازمان‌دهی و تطبیق داده شود.
در سطح فردی نیز سه P دیگر (مفاهیمی که همه با حرف P آغاز می‌شوند) الزامات عملکرد موفق در مذاکره را توضیح می‌دهند. این سه اصل عبارتند از آمادهسازی (Preparation)، صبر (Patience)، و پایداری (Persistence). اصولی اثربخش که رعایت دقیق آنها به تضمین نتایج موفقیت‌آمیز کمک می‌کنند.
۱. آمادهسازی: به معنی درک کامل نیازها، اهداف، و زمینه مذاکره از طرف فرد است که در چهار فاز صورت می‌پذیرد:
– تحقیق در مورد منافع، اولویت‌ها، و محدودیت‌های احتمالی طرف دیگر.
– شناسایی اهداف، حداقل نتایج قابل قبول، و بهترین جایگزین‌ها.
– جمع‌آوری داده‌ها، حقایق، و شواهد مربوطه برای پشتیبانی از موضع خود.
– ایجاد راهبرد و طرحی مشخص برای مذاکره، از جمله امتیازات و مبادلات احتمالی.
۲. صبر: ممکن است مذاکرات طولانی و فرساینده باشند تا توافقی که به نفع هر دو طرف است حاصل شود:
– اختصاص دادن زمان کافی برای بحث‌ها و خودداری از شتاب برای پیش بردن سریع روند مذاکره.
– با‌دقت گوش دادن به دغدغه‌ها و دیدگاه‌های طرف دیگر بدون قطع کردن صحبتشان یا بی‌اهمیت جلوه دادن آن.
– درک اینکه مذاکرات اغلب تبادلات رفت و برگشتی دارند و ممکن است به جلسات یا دورهای مذاکراتی متعددی برای رسیدن به نتیجه نهایی نیاز باشد.
– حفظ آرامش و خونسردی، حتی اگر مذاکره چالش‌برانگیز یا پرمناقشه شود.
۳. پایداری: برای موفقیت در مذاکره سرسختی و اراده قوی لازم است. گرچه این صفت می‌تواند در انسان‌های مختلف به درجات مختلفی وجود داشته باشد اما طی کردن گام‌های زیر می‌تواند به تقویت آن کمک کند.
– متعهد ماندن به مقاصد و اهداف، حتی هنگام مواجهه با موانع یا مشکلات.
– تلاش مداوم برای یافتن نقاط مشترک و زمینه‌های توافق، حتی اگر تلاش‌های اولیه برای حل مشکلات با شکست مواجه شود.
– تمرین مرور و بازبینی پیشنهادات طرف مقابل مذاکره، و داشتن ذهنی باز برای راه‌حل‌های جدید و گزینه‌های جایگزین.
– تاب‌آوری و آسان تسلیم نشدن. درک این واقعیت که رسیدن به نتیجه مطلوب ممکن است مستلزم زمان و تلاش بسیار باشد.
مذاکره کنندگان با پایبندی به این سه P -آمادهسازی (Preparation)، صبر (Patience)، و پایداری (Persistence)- شانس خود برای دستیابی به توافقات موفقیت‌آمیز و رضایت‌بخش را افزایش می‌دهند.
تهیه و تدوین: مدرسه پرتو
منبع:
Lempereur, Alain., Pekar, Michele., Nicolaidis, Kalypso. Responsible Negotiation: How to Negotiate Successfully and Why. United Kingdom: Wiley, 2026