چه در شرکت‌های بزرگ اقتصادی کار کنیم و چه در سازمان‌ها و ان‌جی‌اوهای غیرانتفاعی، مواقعی پیش می‌آید که همه اعضای یک گروه کاری در دفتر کار حضور ندارند. در پروژه‌های ترویجی هم زمان‌هایی هست که اعضای تیم برای پیش‌برد اهداف به شهرها و روستاهای دیگر سفر کرده‌اند یا هر کدام از اعضا ساکن شهرهای متفاوتی هستند. در این‌مواقع جلسه‌های آنلاین اهمیتی بیش از پیش پیدا می‌کنند. برای برگزاری یک جلسه آنلاین موفق باید مقدمات آن را فراهم کنیم، این‌جا به ۵ نکته که رعایت آن‌ها برای برگزاری جلسات راه دور ضروری است، می‌پردازیم:
تصویری معاشرت کنید
ارتباط شما با اعضای گروه‌تان وقتی بهتر برقرار می‌شود که بتوانید آن‌ها را ببینید. دیدن حرکات‌شان و نشانه‌های غیرکلامی‌ای که از خود بروز می‌دهند برای برقراری ارتباط کامل و موثر بسیار مفید است. این روزها برقراری تماس‌های تصویری و صوتی به راحتی نوشیدن یک لیوان آب است. خیلی از سرویس‌های تماس ویدئویی و صوتی مثل اسکایپ یا گوگل هنگ‌اوت و … رایگان هستند. این سرویس‌ها به سادگی حتی روی گوش موبایل هم در دست‌رس هستند اما برای جلسات بزرگ‌تر و حرفه‌ای‌تر می‌توانید صفحه نمایش بزرگ، کامپیوترهای پیشرفته و بلندگوهایی با قدرت بیش‌تر تهیه کنید کنید.
زمان‌بندی دقیق داشته باشید
نکاتی که باید در جلسه مطرح شوند را الویت‌بندی و برای هر مبحث زمان مشخصی تعیین کنید. مطمئن شوید همه از موارد ی که قرار است بر سر آن‌ها گفت‌وگو شود و زمان‌بندی برای آن‌ها آگاه‌اند. اگر جدول، آمار و.. تهیه کرده‌اید در صفحات شماره‌گذاری شده در اختیار حاضران در جلسه بگذارید (ایمیل کنید) تا افراد بدون اتلاف وقت به مباحث دست‌رسی پیدا کنند.
اولویت را به اعضای راه دور تیم بدهید
اگر جلسه‌ای تشکیل داده‌ایم که شماری از اعضای تیم در دفتر کار حضور دارند و عده‌ای در شهرها و روستای دیگرهستند، اولویت را به اعضای راه دور بدهیم. به دو دلیل: اول این‌که اگر به دلیل مشکلات فنی در تماس راه دور، ارتباط‌‌‌‌‌‌مان با آن‌ها قطع شد، توانسته‌ایم حرف‌هاشان را بشنویم و نکات ضروری را با آن‌ها درمیان بگذاریم و دوم این‌که به آن‌ها احترام می‌گذاریم و اهمیت حضورشان را یادآور می‌شویم.
جلسه را بدون هیچ عذر و بهانه‌ای آغاز کنید
مهم نیست سازمان شما چه‌قدر موفق است، به هر حال اتلاف وقت و هزینه در برنامه‌های شما جایی ندارد. جمع کردن اعضای تیم و وقتی که از آن‌ها گرفته می‌شود هزینه‌بر است. این وظیفه شماست تا با برنامه‌ریزی دقیق از هدر رفتن منابع جلوگیری کنید. راس ساعتی که اعلام کرده‌اید جلسه را آغاز کنید، با این کار نشان می‌دهید جلسه جدی است و شما برای وقت دیگران ارزش قائل‌اید. اما چه طور می‌توانید مطمئن شوید همه راس ساعت در جلسه حضور خواهند داشت؟ در زمان هماهنگ کردن جلسه به اعضا توضیح دهید جلسه دقیقا در زمانی که تعیین شده است شروع می‌شود. کسی که ۵ دقیقه تاخیر داشته باشد، ۵ دقیقه از جلسه را از دست می‌دهد. این باعث می‌شود از دفعات بعد وقت‌شناسی بیش‌تری از خود نشان دهند.
دستور کار تهیه کنید
آیا تا به حال شده در یک جلسه پر پیچ و خم، بدون برنامه، هدف و زمان‌بندی حضور داشته باشد؟ حس اتلاف وقت و هزینه به شما دست داده است؟ جلسات سودمند نیاز به آماده‌سازی و مقدمه‌چینی دارند وقت اعضای تیم نباید برای اصول اولیه یک جلسه هدر شود.
قبل از هر جلسه، از خود بپرسید: «چه اتفاقی بعد از این جلسه باید بیفتد که تا کنون نیفتاده است؟» این سوال کمک می کند اولویت و اهداف جلسه مشخص شود. افرادی که به اهداف و اولویت‌ها مربوط هستند به جلسه دعوت کنید، شرکت کردن اعضایی که به جلسه مرتبط نیستند باعث هدر رفتن پول و زمان سازمان یا موسسه‌ی شما می‌شوند. جلسه را از ابتدا تا پایان طبق برنامه پیش ببرید.