تجزیه و تحلیل فاصله؛ روشی مؤثر برای شناسایی اقدامات ضروری در یک پروژه
فرض کنید که به عنوان مدیر روابط عمومی یک سازمان مردم نهاد، از شما خواسته شده که به جذب مخاطبان بیشتر برای فعالیت‌های مؤسسه، کمک کنید. با توجه به تخصصتان، شما احتمالا از پیش راه حل‌هایی را برای این کار مد نظر دارید اما برای یافتن راه حل درست، اول باید هدف مؤسسه، وضعیت فعلی و فاصله آن با وضعیت مطلوب را متوجه شوید؛ و سپس راه حل‌هایی را برای رسیدن به این وضعیت مطلوب، طراحی کنید.
تجزیه و تحلیل فاصله، ابزاری است که شما را در نیل به این هدف یاری می‌دهد. این ابزار ساده به شما کمک می‌کند که فاصله بین شرایط فعلی و شرایط ایده‌آلی که می‌خواهید به آن برسید را شناسایی کرده و اقدامات لازم برای پر کردن این فاصله را شناسایی کنید.
تجزیه و تحلیل فاصله، برای پیشبرد کار در آغاز پروژه مفید است و برای شناسایی اقدامات لازم در تکمیل و اجرای پروژه حیاتی است.
نحوه کارکرد تجزیه و تحلیل فاصله
برای استفاده از ابزار تجزیه و تحلیل فاصله در پروژه خود، سه گام زیر را طی کنید:
۱. وضعیت مطلوب و هدف فعالیت خود را روشن کنید.
هدف مورد نظر خود را شناسایی کنید. این کار شما را بر وضعیت آینده – نقطه مطلوبی که به هنگام تکمیل پروژه باید به آن برسید – آگاه می‌کند.
مثال:
۲. وضعیت فعلی خود را تجزیه و تحلیل کنید.
وضعیت فعلی را برای هر کدام از اهداف خود تحلیل کنید. برای انجام این کار به سؤالات زیر پاسخ دهید:
- چه کسی از کار شما آگاهی دارد؟ چه کسی می‌تواند به شما ایده بهتری درباره وضعیت فعلی‌تان بدهد؟
- آیا این اطلاعات در ذهن افراد است یا جایی ثبت شده؟
- بهترین راه برای دستیابی به این اطلاعات چیست؟ برگزاری کارگاه‌های طوفان ذهنی؟ مصاحبه‌های فردی؟ مرور مدارک و نوشته‌ها؟ مشاهده فعالیت‌های پروژه از جمله کارگاه طراحی؟
مثال:
۳. روش پر کردن این فاصله (بین وضعیت موجود و مطلوب) را شناسایی کنید.
زمانی که شما وضعیت مطلوب آینده و وضعیت فعلی خود را بدانید، به فاصله موجود بین این دو آگاه شده و می‌توانید با انتخاب راهکارهای درست، این فاصله را پر کرده و به اهداف پروژه خود برسید.
مثال:
چند نکته:
- در روند تجزیه و تحلیل فاصله، میزان متناسبی از اطلاعات را ارایه دهید. اگر بیش از حد به جزئیات بپردازید، موضوع برای تصمیم‌گیری گیج‌کننده خواهد شد، اما اگر اطلاعات کافی ندهید، تصمیم‌گیری ناقص خواهد بود.
- اگرچه این مقاله، مثال ساده‌ای را بررسی می‌کند، این روش می‌تواند برای تصمیمات پیچیده‌تر هم مورد استفاده قرار گیرد.
- هنگامی که وضعیت آینده و وضعیت فعلی خود را تجزیه و تحلیل می‌کنید، از معیارهای کمّی برای اندازه‌گیری اطلاعات استفاده کنید (مثلا اینکه در حال حاضر، ماهانه ۱۲۰ عضو جدید، جذب مؤسسه می‌شوند). اگر اطلاعاتی را بررسی می‌کنید که با معیارهای کمّی قابل اندازه‌گیری نیستند، در توضیح آنها، از عبارات کلی استفاده کنید (مثلا حس همکاری در بین داوطلبان، به اندازه کافی قوی نیست).
- همچنین به یاد داشته باشید که ارزیابی شما از وضعیت فعلی و وضعیت مطلوب، می‌تواند کمّی و کیفی باشد.
مثال:
همانطور که مشاهده کردید، تجزیه و تحلیل فاصله، وضعیت موجود شما را با آینده‌ای که می‌خواهید در پروژه خود به آن برسید (وضعیت مطلوب)، مقایسه می‌کند. با انجام این تحلیل، شما می‌توانید نحوه پر کردن این فاصله‌ها را شناسایی کرده و موفقیت پروژه خود را تضمین کنید. لازم به ذکر است، با وجودی که شما می‌توانید از این روش در هر گامی از پروژه استفاده کنید تا میزان پیشرفت کاری پروژه را تحلیل نمایید، اما بهترین نتیجه را زمانی از این روش می‌گیرید که در شروع پروژه، آن را به کار گیرید.
برای انجام این تحلیل، ابتدا اهداف پروژه را شناسایی کنید؛ این در واقع «موقعیت آینده» شما خواهد بود. سپس موقعیت حال حاضر خود را تجزیه و تحلیل نمایید و اطمینان حاصل کنید که اطلاعات مورد استفاده را از منابع درستی جمع‌آوری کرده‌اید.
در نهایت به شناسایی نحوه پر کردن فاصله‌های میان موقعیت حال حاضر خود و موقعیت مورد انتظار خود در آینده بپردازید.
منبع: MindTools