هر پروژه و برنامه‌ای نیاز به ارزشیابی دارد. ارزشیابی پروژه‌ها از این جهت مهم است که بدون آن، فهمیدن اینکه چه روندی را طی کرده‌ایم و از کجا به کجا رسیده‌ایم ممکن نخواهد بود. ارزشیابی کمک می‌کند که نقاط قوت و ضعف خود را بدانیم، بتوانیم روند پیشرفت کار را به دیگران نشان دهیم و برای ادامه آن برنامه‌ریزی نماییم. اما ارزشیابی صحیح چه‌طور میسر می‌شود؟
ده مسئله که باید در «ارزشیابی» مد نظر قرار گیرند:
۱. دلیل و هدف ارزشیابی چیست؟ موارد زیر دلایل اصلی تدوین ارزشیابی هستند:
- نظارت بر پیشرفت اجرای پروژه و ارایه بازخورد سازنده به مجریان (برای مثال یک ارزشیابی رسمی به دنبال درک اتفاقات رخ داده به منظور بهبود و پالایش اهداف برنامه است)
- اندازه‌گیری نتایج و دستاوردهای حاصل از یک پروژه یا فعالیت
- ارایه شواهدی از دستاوردهای برنامه به تامین‌کنندگان مالی فعلی یا آینده
- نشان دادن ارزش پروژه یا فعالیت به منتقدان و مخالفان
- نشان دادن یافته‌های خود و کمک به افزایش دانش عمومی
- ارایه اطلاعات درباره بازدهی برنامه
- مستند کردن تغییرات حاصل شده در مخاطبان و سیستم خود
- اجرای تعهدات قراردادی
- مذاکره با حامیان مالی برای گسترش یا کوتاه کردن یک برنامه
همانطور که می‌بینید، ارزشیابی ممکن است با اهداف و مقاصد گوناگونی انجام شود. برای وضوح و اطمینان بخشیدن به یافته‌های ارزشیابی و تطابق آن با نیاز مخاطبان، ذی‌نفعان و ارزیاب باید دو یا سه دلیل اصلی تدوین ارزشیابی را شناسایی و اولویت‌بندی کنید. روشن‌سازی اهداف ارزشیابی در مراحل اولیه، سودمندی ارزشیابی را افزایش می‌دهد.
۲. چه چیزی ارزشیابی می‌شود؟ یک برنامه، پروژه مبتکرانه، سازمان، شبکه، مجموعه‌ای از فرآیندها با روابط، خدمات، فعالیت‌ها؟ موارد بسیاری هستند که در یک برنامه ارزشیابی می‌شوند. شاید بهتر باشد با چند (دو تا چهار) سوال کلیدی شروع کنید. همچنین، برای روشن‌سازی بیشتر شاید لازم باشد ببینید چه مواردی ارزشیابی نخواهند شد.
۳. نتایج مورد نظر پروژه یا فعالیت چیست؟ هدف این پروژه یا فعالیت چیست؟ این برنامه قصد ایجاد چه تغییراتی را و در چه کسانی دارد؟ چه تفاوتی در پایان پروژه ایجاد خواهد شد؟ در نظر داشته باشید که تغییرات می‌توانند در افراد، سازمان‌ها، جوامع و دیگر محیط‌های اجتماعی ایجاد شوند. با اینکه ارزش‌یابی‌ها اغلب به دنبال ایجاد تغییر در افراد هستند، تغییرات می‌توانند به سازمان‌ها، شبکه‌های سازمان‌ها و جوامع بسط داده شوند و نه تنها به رفتار، نگرش یا دانش افراد. برای گروه و یا نهادهای جمعی، تغییرات ممکن است در موارد زیر رخ دهد: سیاست‌های سازمان، موقعیت، دیدگاه و اهداف، اقدامات جمعی، ارتباطات، اثربخشی کلی، درک عمومی و غیره. برای افراد تغییرات ممکن است در رفتارها، نگرش‌ها، مهارت‌ها، ایده‌ها، شایستگی، و… رخ دهد.
۴. سئوالات کلیدی چه هستند؟ هر ارزشیابی، به منظور پاسخ دادن به چند سؤال کلیدی، انجام می‌شود. با تعریف سؤالات کلیدی، ارزیاب و اعضای پروژه، تمرکز ارزشیابی را مشخص کرده و وضوح و سودمندی آن را به حداکثر خود می‌رسانند.
۵. این ارزشیابی برای چه کسی است؟ ذی‌نفعان و افراد دخیل در نتیجه این ارزشیابی چه کسانی هستند؟ چه کسی می‌خواهد در جریان باشد؟ چه کسانی کاربران نهایی یافته‌های ارزشیابی هستند؟
۶. یافته‌های ارزشیابی چگونه استفاده خواهند شد؟ برای بهبود برنامه؟ برای ارزشیابی ارزش اقتصادی و اجتماعی برنامه و هزینه و مزایای آن؟ برای مستند کردن و اعلام تلاش‌های انجام شده؟ یا جهت گسترش یا محدود کردن برنامه؟
۷. ذی‌نفعان چه اطلاعاتی را سودمند خواهند دید و چگونه از یافته‌های ارزشیابی استفاده خواهند کرد؟
۸. محصول به دست آمده از ارزشیابی چیست؟ یافته‌ها چگونه خواهند بود؟ یافته‌ها چگونه منتشر خواهند شد؟ به صورت گزارش کتبی، جلسات دوره‌ای، یادداشت تحلیلی، کاغذ جلسه، ارائه عمومی و یا…؟
۹. منابع اطلاعات/داده‌ها چیستند؟ مصاحبه‌ها، اسناد برنامه، نظرسنجی، داده‌های کمّی/ آماری، مقایسه با دیگر برنامه‌های مشابه، مشاهدات میدانی، اظهارات کارشناسان؟ چه منابع اطلاعاتی برای مشتری در دسترس‌ترین و مقرون به صرفه ترین هستند؟
۱۰. طراحی بهینه برای ارزشیابی چیست؟ کدام روش معتبرترین، دقیق‌ترین و قانع کننده‌ترین نتایج را برای عملکرد ارزشیابی خواهد داشت؟ اگر به یافتن یک رابطه علت و معلولی (مثلا مطالعه یک گروه کنترل) علاقه‌مندید، آیا امکان توسعه منابع لازم برای تست عملی یا شبه عملی آن وجود دارد؟ طرح‌های تجربی منابع فشرده‌تر و در نتیجه پرهزینه‌تری دارند. اگر منابع قابل توجه نیستند، مسئولین پروژه و ارزیاب باید درباره نوع ارزشیابی با یکدیگر صحبت کرده تا معتبرترین، دقیق‌ترین و قانع‌کننده‌ترین اطلاعات را در اختیار ذی نفعان قرار دهند.
برای اطلاعات بیشتر در زمینه پایش و ارزشیابی این اینفوگرافیک را ببنید.