خیلی از مردم از فعالیت‌های شما خبر ندارند و و تا زمانی که بی‌اطلاع باشند نمی‌توانند با شما در پیش بردن پروژه‌تان هم‌راهی کنند. این وظیفه‌ی شماست تا کمپین یا موسسه‌تان را به مردم معرفی کنید. در پروژِه‌های ترویجی با وجود بودجه‌های محدود، امکان تبلیغات گسترده وجود ندارد در چنین شرایطی رسانه‌ها مهم‌ترین ابزار برای شناساندن شما به دیگران می‌شوند. اما چه‌طور می‌شود برای ارتباط با رسانه‌ها برنامه‌ریزی کرد و از آنها کمک گرفت؟ این‌جا چند توصیه در این رابطه می‌خوانیم:
یک زاویه‌ی مناسب
آیا آب و هوا بیش از حد سرد شده یا آلودگی هوا بی‌داد می‌کند؟ مراسم روز مادر در یکی از اماکن عمومی شهر برگزار می‌شود؟ در روز جهانی اوتیسم نشستی با همین موضوع برگزار می‌شود؟ یک هنرمند مشهورِ محلی برنامه‌ای برای امضای کتاب دارد؟ می‌شود با استفاده از این رویدادها به سادگی پیام خود را منتقل کنید. چه‌طور؟ علاوه بر این‌که می‌توانید در آن‌جا حضور پیدا کنید و بروشورهایی درباره‌ی موسسه یا پروژه‌تان توزیع کنید شانس حضور خبرنگاران و عکاسان رسانه‌های محلی در این اماکن زیاد است.سعی کنید باب گفتگو را با آنها باز کنید و از فعالیت‌هایتان بگویید آدرس ایمیل و شماره‌ی تلفن محل کارشان را بخواهید تا بتوانید بعدا با آنها تماس بگیرید و خلاصه پلی برای ارتباطات بیشتر در آینده بسازید.
موقعیت‌شناس باشیم
موقعیت‌ها را بشناسیم؛ برای مثال اگر در رابطه با ترویج حقوق معلولان فعالیت می‌کنید روز معلولان فرصت خوبی است تا با رسانه‌ها تماس بگیرید و از آنها بخواهید که فعالیت‌های ترویجی شما را به این بهانه پوشش دهند. اگر برای فراهم کردن مسکن نوجوانان بی‌خانمان فعالیت می‌کنید، هوای سرد زمستان فرصت خوبی است تا با رسانه‌های محلی تماس بگیرید و بگویید چه خدماتی ارائه می‌دهید و چه طور به نوجوانان بی‌خانمان کمک می‌کنید. اگر در راستای حقوق حیوانات فعالیت می‌کنید داستان حیوانی که به صاحب‌‌اش کمک می‌کند و یا او را افسردگی درآورده برای رسانه‌ها بفرستید و درآن به اهمیت حیوانات و تلاش‌هایی که در این رابطه دارید اشاره کنید.
رسانه‌های محلی را شکار کنید
حالا که راه ارتباط با خبرنگاران را پیدا کرده‌اید، با آنها تماس برقرار کنید. اغلب خبرنگاران ایمیل را ترجیح می‌دهند، داستانی جذاب تهیه کنید و برایشان بفرستید، چیزی که نتوانند از چاپ آن صرف نظر کنند، همان‌طور که گفته شد از مناسبت‌ها و موقعیت‌ها به سادگی عبور نکنید.
به یاد داشته باشید که متن ایمیلی که برای خبرنگاران می‌فرستیم مختصر و مفید باشد. کوتاه توضیح دهیم که چرا مهم است که خبر/داستان ما در نشریه منتشر شود و سپس آن را ضمیمه ایمیل کنیم.
داستان‌گویی بهترین راه برای گسترش پیام است. وبلاگ بنویسید، تجارب شخصی خود را درباره‌ی فعالیت‌هایی که می‌کنید ترجیحا هم‌راه با عکس آن‌جا منتشر کنید و در شبکه‌های اجتماعی بازنشر دهید. شبکه‌های اجتماعی کمک می‌کنند شما بهتر دیده شوید و رسانه‌ها به سراغ‌تان بیایند.
پی‌گیری کنید
برای پی‌گیری ایمیلی که برای خبرنگار فرستاده‌اید لازم نیست حتما صبر کنید تا پاسخ را از طریق ایمیل دریافت کنید. می‌توانید پس از فرستادن ایمیل در یکی از شبکه‌های اجتماعی از خبرنگار مورد اشاره بپرسید آیا ایمیل شما را دیده است؟ اگر آدرسی از او در شبکه‌های ایمیل ندارید خوب است پس از یک یا دو روز ایمیل مجددی برای او بفرستید. پی‌گیری یکی از مهم‌ترین بخش‌های ارتباط است. تقریبا هر کسی می‌تواند برای روزنامه‌نگاران و رسانه‌ها ایمیل بفرستد و یا در توییتر و تلگرام به آنها پیام بدهد، اما فقط یک متخصص است که می‌توانند این رابطه را با پی‌گیری و به ثمر برساند.
هرگز فرصت‌سوزی نکنید
اگر یک روزنامه نگار یا خبرنگار می‌خواهد درباره‌ی فعالیت‌های شما مصاحبه‌ای داشته باشد سعی کنید نماینده‌ای معرفی کنید که به فعالیت‌های شما اشراف کافی داشته باشد. همچنین یک پوشه از مواردی که می‌خواهید چاپ شود، آمارها، تصاویر و… تهیه کنید که در صورت لزوم با رسانه به اشتراک بگذارید.
هرگز فرصت مصاحبه و یا انتشار خبر مربوط به موسسه‌تان را در رسانه‌ها از دست ندهید، اگر قراری گذاشته‌اید که نمی‌توانید در آن حضور داشته باشید وقت آن را تغییر دهید اگر تغییر زمان ممکن نیست شخص دیگری از گروه یا پروژه‌تان را برای مصاحبه معرفی کنید. وقتی مطلبی که درباره سازمان یا پروژه‌ی شما تهیه و منتشر شد باید سعی کنید تا جای ممکن دیده شود، برای اعضای تیم و هم‌کارانی که آدرس ایمیل‌شان را دارید بفرستید و در شبکه‌های اجتماعی و وبلاگ‌تان به اشتراک بگذارید. می‌توانید موقع به اشتراک گذاشتن در شبکه‌های اجتماعی حساب کاربری رسانه یا خبرنگاری که آن را تهیه کرده «منشن» کنید. با این‌کار امکان بیش‌تری وجود دارد که آنها پُست شما را بازنشر بدهند و شما به گروه مخاطبان بیش‌تری دست‌رسی پیدا می‌کنید. تعامل با رسانه‌ها با روابط است که معنا پیدا می‌کند شما به عنوان یک موسسه غیرانتفاعی و یا یک پروژه‌ی ترویجی به این روابط احتیاج دارید، آنها را حفظ کنید و گسترش دهید، افزایش روابط با رسانه‌ها یک سرمایه‌گذاری بلند مدت است.
مدرسه پرتو پیش‌تر هشت نکته کلیدی برای یک استراتژی رسانه‌ای موثر را هم در وب‌سایت منتشر کرده، این‌جا هم می‌توان فوت و فن‌های مصاحبه‌ی رسانه‌ای را مرور کرد.