بیانیه مطبوعاتی، یکی از سریع‌ترین و ساده‌ترین راه‌ها برای جلب توجه رسانهها و افکار عمومی به پروژه ترویجی شما می‌باشد، آن هم بدون صرف هزینه‌های هنگفت. بیانیه مطبوعاتی اگر درست و موجه نوشته شود، می‌تواند به چندین مقاله و گزارش در مورد پروژه ترویجی شما منجر گردد. در نتیجه افراد بیشتری با حوزه پروژه ترویجی شما آشنا می‌شوند و احتمالا به گروه حامیانتان می‌پیوندند. پس به اطلاعیه مطبوعاتی به سان کلیدی که راه را برای پوشش رسانه‌ای (از روزنامه تا رادیو و تلویزیون) و جلب توجه افکار عمومی هموار می‌کند، بنگرید.
بیانیه مطبوعاتی چیست؟ بیانیه و یا بیانیه مطبوعاتی، گزارش و یا خبری است که معمولا توسط کارشناسان روابط عمومی تهیه شده و به صورت نوشتاری و یا ضبط شده، در اختیار یک یا چند رسانه قرار می‌گیرد. هدف از انتشار چنین اطلاعیه‌هایی جلب توجه رسانهها، خبرنگاران و در نهایت افکار عمومی به موضوع پروژه ترویجی شما است.
چرا بیانیه مطبوعاتی مهم است؟ فرض کنید که شما یا همکارانتان چندین ساعت زمان صرف نوشتن یک بیانیه مطبوعاتی می‌کنید، اگر این بیانیه را به شیوه موثری بنویسید که در نتیجه آن، رسانه‌ای در مورد پروژه ترویجی شما گزارشی تهیه کند، آن گزارش بسیار موثرتر از تبلیغاتی که هزینه‌های بیشتری هم دارد، می‌تواند نظر مخاطب را به پروژه ترویجی شما جلب کند. اما بسیاری از بیانیه‌های مطبوعاتی به چنین اهدافی دست پیدا نمی‌کنند. اغلب این نوشته‌‌ها، تیرهایی هستند که بی‌هدف به این سو و آن سو شلیک می‌شوند و هیچ‌کس هم آنها را نمی‌خواند، حتی خبرنگارانی که قرار است با خواندن این بیانیه‌ها، مشتاق تهیه گزارشی از موضوع آن پروژه ترویجی شوند.
به یاد داشته باشید که یک بیانیه مطبوعاتی ضعیف، می‌تواند چهره نادرستی از پروژه ترویجی شما ترسیم کند و یا حتی، وجهه آن را به شدت خدشه‌دار نماید.
با در نظر داشتن آنچه که گفته شد، بیایید با هم راهکارهایی را که به انتشار یک بیانیه مطبوعاتی موثر کمک می‌کنند، مرور کنیم.
نکاتی کاربردی برای نوشتن یک بیانیه مطبوعاتی موثر:
اولین کاری که قبل از شروع به نوشتن باید انجام دهید این است: از خودتان بپرسید آیا دلیل موجهی برای انتشار یک بیانیه مطبوعاتی دارید؟ شروع یک پروژه، یک برنامه یا مراسم عمومی مانند کتابخوانی گروهی، سخنرانی یا برگزاری یک شام عمومی برای تقدیر از کسانی که در دستیابی پروژه شما به اهدافش کمک کرده‌اند، دلایل خوبی برای فرستادن یک بیانیه مطبوعاتی هستند.
در قدم بعدی، حواستان باشد که رسانه‌ای را انتخاب کنید که با نوع و حوزه پروژه ترویجی شما سازگار است و مخاطب شما نیز آن رسانه را دنبال می‌کند. برای مثال، شاید یک رسانه ورزشی (با وجود تیراژ بالا) برای انتشار یک بیانیه در حوزه محیط‌زیست گزینه مناسبی نباشد. ممکن است این موضوع به نظر واضح بیاید، اما خیلی اوقات دست‌اندرکاران پروژ‌ه‌های ترویجی، برای انتشار بیانیه‌های مطبوعاتی‌شان، رسانهها را به طور تصادفی و بدون در نظر گرفتن نوع مطالب و مخاطب آنها، انتخاب می‌کنند.
هنگام نگارش بیانیه، به نکات دستوری و ویرایشی توجه کنید. به علاوه، گزیده پاسخ تمام این سوالات را در بیانیه خود قرار دهید:
- هدف این پروژه ترویجی چیست؟
- دست‌اندرکاران این پروژه چه شخص و یا اشخاصی هستند؟
- چرا این موضوع اهمیت دارد؟
متن نوشته شما باید به سوالات بالا به ترتیب اهمیت پاسخ دهد و در صورت وجود مراسم و یا برنامه، زمان و مکان برگزاری آن را نیز در بر داشته باشد. نکته دیگری که باید حتما ذکر شود، اطلاعات تماس با شما است، یعنی آدرس ایمیل و شماره تلفن اداری کسی که بتواند پاسخگوی سوالات عمومی باشد، معمولا کارشناس روابط عمومی بهترین گزینه برای این کار است. اگر کسی به عنوان کارشناس روابط عمومی در سازمان و یا تیم پروژه شما وجود ندارد، بهتر است فردی از افراد سازمان و یا تیم را برای این منظور انتخاب کنید. این فرد مسئول ارتباط شما با رسانهها نیز خواهد بود.
عنوان بیانیه را کوتاه، جذاب و مستقیم تنظیم کنید. برای تنظیم عنوان، می‌توانید از خبرنگارانی که تصمیم به چاپ بیانیه شما می‌گیرند نیز کمک بگیرید، چرا که تنظیم عناوین جذاب از تخصص‌های آنها می‌باشد.
نوشته شما نباید از یک صفحه بیشتر باشد؛ محدودیت‌های زمانی و چاپی رسانهها را هم در نظر داشته باشید. به علاوه، قرار نیست شما برای رسانهها مقاله و یا گزارش تهیه کنید. کار شما در واقع ارائه اطلاعات مورد نیاز و ایجاد اشتیاق در رسانهها است، تا آنها با استفاده از این اطلاعات در مورد پروژه ترویجی شما گزارش و خبر تهیه کنند. استفاده کوتاه اما به موقع از آمار و ارقام می‌تواند بیانیه شما را جذاب‌تر کرده و در عین حال به آن اعتبار ببخشد.
درست است که شما نمی‌خواهید یک گزارش مطبوعاتی منتشر کنید، اما اگر بیانیه مطبوعاتی‌تان را با استفاده از شیوه‌های نگارشی مطبوعاتی تهیه کنید، موضوع پروژه ترویجی‌‌تان را برای مخاطب جذاب‌تر به تصویر می‌کشید. برای مثال از توضیحات تکنیکی که ممکن است درک آن دشوار باشد، صرف نظر کنید. در عوض، سعی کنید این اطلاعات را به زبانی جالب و قابل فهم بنویسید.
موضوع دیگری که باید به آن توجه کنید، این است: به جای اینکه فقط یک بیانیه مطبوعاتی منتشر کنید، شخصا با رسانهها و خبرنگارانی که می‌شناسید و یا میخواهید که بیانیه شما را منتشر کنند، تماس بگیرید. البته قبل از تماس گرفتن حتما در مورد اینکه چه چیزی میخواهید بگویید، فکر کنید و نوشته کوتاهی از نکاتی که میخواهید بگویید تهیه کنید و در جلوی خودتان قرار دهید. به این ترتیب هنگام صحبت اعتماد به نفس بیشتری هم خواهید داشت. در طول مکالمه مودبانه برخورد کنید و اگر آنها فرصت صحبت کردن نداشتند، از آنها بخواهید که زمانی را مشخص کنند تا بتوانید چند دقیقه‌‌ای با هم گفتگو کنید.
و نکته آخر اینکه، پس از انتشار بیانیه مطبوعاتی ارتباط خودتان را با رسانهها و خبرنگاران حفظ کنید. ارتباط با اصحاب رسانه، می‌تواند به موفقیت کارزار ترویجی شما کمک شایانی نماید. شما نمی‌دانید دفعه بعدی که میخواهید بیانیه‌ای منتشر کنید و یا راجع به کارزار خود مطلبی چاپ کنید چه زمانی است و باید با چه کسی تماس بگیرید. پس پل‌های ارتباطی‌تان را حفظ کنید.
تهیه و تدوین: مدرسه پرتو
منبع عکس