در اغلب مواقع همه ما دوست داریم که بتوانیم به روشنی مقصودمان را بیان کنیم، اما هیچ‌کس در برقراری ارتباط با دیگران بی‌نقص نیست. ما معمولا در طول زندگی، عادت‌ها و روش‌های متفاوتی را فرا می‌گیریم و پرورش می‌دهیم. برخی از این عادت‌ها مفید هستند، اما برخی دیگر باعث به وجود آمدن چالش‌هایی در زمان همکاری با دیگران می‌شوند. این چالش‌ها هم معمولا برآمده از موضوعات کوچکی هستند که ریشه در عادات ما دارند. ما معمولا بنا نداریم تا مقصودمان را بپوشانیم یا کاری کنیم تا دیگران احساس کنند که دوست نداریم نظرشان را بشنویم. در اغلب موارد، این عادت‌های کوچک هستند که در کار گروهی باعث بروز مشکلات و سوء‌تفاهم می‌شوند. توانایی ارتباطی موثر یکی از مهمترین مهارت‌هایی است که از ایجاد چنین مشکلاتی می‌کاهد، اما ما معمولا تلاش زیادی برای بهبود این مهارت انجام نمی‌دهیم.
به کارگیری این ۸ نکته می‌تواند در مدت کوتاهی به بهبود مهارت‌های ارتباطی بیانجامد.
۱- در حین مکالمه، فعالیت دیگری انجام ندهید.
ممکن است که انجام هم‌زمان چند کار برای برخی ساده و حتی جالب باشد، اما به ندرت ممکن است طرف مقابل شما از اینکه توجه کامل شما را به خود جلب نکرده، احساس خرسندی کند. اگر چند کار را هم‌زمان با هم انجام دهید، یا چند بحث را در یک زمان مطرح کنید و به پیش ببرید، احتمال اینکه جزئیات مهم را فراموش کنید، بیشتر می‌شود. همین جزئیات می‌توانند منجر به موفقیت و یا شکست یک پروژه شوند. چه در حال انجام یک مکالمه حضوری هستید و چه پای تلفن با کسی حرف می‌زنید، توجه و تمرکزتان را بر روی آن مکالمه بگذارید. اگر به مکالمه با دقت توجه کنید، مکالمه زودتر هم تمام می شود و شما می‌توانید به سرعت به کارهای دیگرتان برسید. نکته مهم‌تر این است که خیلی وقت‌ها طرف مقابل شما، بی‌توجهی شما را به عنوان بی‌احترامی تلقی می‌کند. برای جلوگیری از این مشکل واقعا به مکالمه توجه نشان دهید.
۲ـ حواستان به زبان بدنتان باشد.
می‌گویید که می‌خواهید که یک گفتگوی دو طرفه داشته باشید، اما دست به سینه ایستاده‌اید؛ می‌گویید که آماده شنیدن هستید اما حواستان به گوشی موبایلتان است! به یاد داشته باشید که اغلب مواقع، آنچه که نمی‌گوییم و یا نمی‌نویسیم بیش از آنچه تصور می‌کنیم به چشم می‌آید. از زاویه نگاهتان گرفته، تا لبخند، حرکات دست‌‌ها و طرز نشستین و یا ایستادنتان، همگی پیام‌هایی را به طرف مقابل منتقل می‌کنند. سعی کنید از انجام حرکاتی که منجر به برداشت اشتباه و ایجاد سوء‌تفاهم می‌شوند، بپرهیزید.
۳- در چشم افراد نگاه کنید.
هستند کسانی که نگاه مستیم به دیگران معذب می شوند. مثلا ممکن است زمان مکالمه به لب‌های او نگاه کنند، که البته اگر در جای شلوغی باشید موثر هم هست. اما ایجاد ارتباط چشمی برای برقراری یک ارتباط موثر بسیار مهم است. تحقیقات نشان می‌دهد که نگاه مستقیم در چشم بیانگر اعتماد و احترام است. ممکن است در بعضی مواقع احساس غریبی کنید، یا کسی که به اون نگاه می‌کنید معذب شود و زاویه نگاهش را تغییر دهد. اما معمولا وقتی که مستقیم به چشمان فرد مقابل نگاه می‌کنید، اغلب افراد احساس می‌کنند که ارتباط قوی‌تری برقرار شده است. به علاوه، با نگاه به چشم‌ها، راحت‌تر می‌توانید احساسات طرف مقابل را درک کنید و واکنش مناسب‌تری نشان می‌دهید.
۴- یادداشت بردارید.
هستند کسانی که نیازی ندارند که موضوعات را یادداشت کنند، چون که همه چیز در ذهنشان می‌ماند، یا که حداقل خودشان فکر می‌کنند که در یادشان می‌ماند. آنها از این بابت به خود می‌بالند. اما استفاده از ذهن به جای لیست انجام کارها همیشه مفید نیست. واقعیت این است که حتی اگر ذهن بسیار قوی داشته باشید، احتمال فراموش کردن موضوعات و بحث‌های مطرح شده در طول زمان بسیار بالا است. سعی کنید نکات مکالمات را یا بر روی کاغذ و یا با استفاده از نرم‌افزارهای موجود یادداشت کنید. این کار از تکرار شدن مکالمات و ایجاد سوء تفاهم جلوگیری می‌کند، چرا که شما منبعی برای رجوع به حرف‌های مطرح شده در اختیار دارید. به علاوه، یادداشت برداشتن، به افراد نشان می‌دهد که برای حرف‌ها و نظرات آنها ارزش قائلید.
۵- سوال بپرسید.
پرسیدن چند سوال، جهت اطمینان از اینکه درست متوجه منظور طرف مقابل شده‌اید، راه ساده‌ای برای جلوگیری از سوء برداشت و مشکلات بعدی است. به علاوه، به طرف مقابل شما نشان می‌دهد که شما در مکالمه مشارکت فعال دارید و به او توجه نشان می‌دهید. این موضوع هم در مورد مکالمات معمولی و هم در مورد مکالمات مهم‌تر صادق است. به یاد داشته باشید که معمولا مکالمات مهم به دو دلیل اصلی انجام می‌پذیرند: انتقال اطلاعات و روشن شدن یک موضوع. اگر افراد فقط به گفتن چند نکته و چند دستور بسنده کنند، امکان دارد که روند انتقال اطلاعات و یا روشن شدن موضوع به درستی صورت نپذیرد. قبل از اینکه به مکالمه‌تان پایان دهید، حتما اگر سوالانی به ذهنتان می‌رسد مطرح کنید، این سوال می‌تواند یا مرتبط و یا در مورد نکات و زوایای چالشی و جنجال‌آفرین موضوع باشد. روندن پرسیدن سوال باعث می‌شود تا دقیق‌تر به مکالمه فکر کنید و درگیر آن باشید.
۶- مختصر و مشخص صحبت کنید.
مختصر بودن به معنای مشخص نبودن و یا بیان نکردن موضوعات لازم نیست. برای اینکه در عین مختصر بودن، چیزی از قلم نیفتد و موضوع گفتگو مشخص باشد این ۵ مورد را همیشه در مکالمات و مکاتبات به یاد داشته باشید: سابقه و زمینه فرد و یا موضوع مورد بحث، منطق، اطلاعات، هدف گفتگو و پاسخ و در نهایت پیگیری. در نظر داشتن این ۵ نکته هم به بهبود کیفی گفتگوها و هم مکاتبات کمک می‌کند.
۷- واقعا به حرف‌های طرف مقابل گوش دهید.
یکی از مهمترین کارهایی که می‌توانید برای بهبود مهارت ارتباطی انجام دهید، این است که در زمان مکالمه، واقعا به حرف‌های طرف مقابل گوش کنید، بدون اینکه وسط صحبت‌هایشان حرف آنها را قطع کنید. البته که این کار، کار سختی است، اما باعث می‌شود که مکالمه شما سازنده باشد. به علاوه، این کار باعث می‌شود افراد دیگر نیز هنگام صحبت کردن شما، بیشتر رعایت کنند و حرف‌های شما هم کمتر قطع شود.
۸- ایمیل‌ها و مکاتباتتان را کامل بخوانید و پاسخ دهید.
این روزها مکاتبه، مخصوصا از طریق ایمیل یکی از مهمترین راه‌های ارتباطی است. خیلی‌ها فقط خط اول یک ایمیل را می‌خوانند و بر همان اساس پاسخ می‌دهند. این باعث می‌شود تا شما یا همکارانتان ناچار شوید یک یا چند ایمیل تکملیلی بفرستید تا به موضوعات از قلم افتاده بپردازید. با این روش فقط کار اضافه و نگرانی بیهوده ایجاد می‌کنید. تمام ایمیل را بخوانید و به تمام نکات پاسخ دهید. می‌توانید برای روشن‌تر بودن پاسختان، جواب‌هایتان را لیست کنید. به این ترتیب هم موضوع مورد بحث و هم ایده‌ها و نظرهای شما واضح و روشن مطرح می‌شود. اگر موضوعات مورد بحث زیاد است، به جای ایمیل، گوشی تلفن را بردارید و با طرف مقابل تماس بگیرید. اگر هم که امکانش موجود است، رو در رو صحبت کنید.
تهیه و تدوین: مدرسه ترویج و حمایت‌گری پرتو