پرسش‌نامه، نظرسنجی، پژوهش، فرق نمی‌کند کدام واژه را ترجیح می‌دهید، بررسی نظرات ذینفعان شیوه‌ای عالی برای به دست آوردن اطلاعات ژرف‌کاوانه درباره گروههای هدف شما است.
شیوه‌های مختلفی برای نظرسنجی وجود دارد. شرکت‌های بزرگ ترجیح می‌دهند از نرمافزارهای گران قیمت و بانک داده‌های پیچیده استفاده کنند. اما اگر شما سازمان کوچکی هستید نباید نا امید شوید چرا که شیوه‌های ارزان‌تر برای جمع‌آوری داده‌ها مانند مصاحبه یا استفاده از پرسش‌نامه می‌تواند به راحتی اجرا شوند. برای مثال با استفاده از نرمافزارهای رایگان نظیر کوالیتریکس (Qualtrics) یا گوگل فرمز (Google Forms) می‌توان پرسش‌نامه را طرح و تجزیه و تحلیل کرد.
همچنین باید مدنظر داشت که باید از شیوه‌هایی برای طراحی پرسش‌نامه خود استفاده کنید که جواب‌دهندگان را درگیر کنید تا نتایج مطلوب‌تری به دست آورید. این‌جا چند نکته‌ی مهم در رابطه با تهیه پرسش‌نامه می‌خوانیم:
خود را معرفی کنید
پرسش‌نامه را با توضیح کوتاهی درباره‌ی خود (سازمان خود)، هدف شما از ارائه‌ی پرسش‌نامه، چگونگی استفاده از داده‌ها و این‌که پُر کردن پرسش‌نامه چه‌قدر طول خواهد کشید شروع کنید. شفافیت داشتن از ابتدا، جواب‌دهنده‌ها را جذب می‌کند و پاسخ‌های دقیق‌تری به دست می‌آورید. بهتر است برای هر بخش پرسش‌نامه توضیح کوتاهی درباره محتویات آن قسمت بنویسید تا از سردرگمی افراد جلوگیری کنید.
از رفتارها و دیدگاه‌های کلی شروع کنید
از قسمت اول پرسش‌نامه برای آشنایی با دیدگاه‌های کلی گروههای هدف خود درباره موضوع پژوهش خود استفاده کنید. به عنوان مثال اگر می‌خواهید نظرشان را درباره موضوع داوطلبی بسنجید، مواردی که مدنظرتان است را بنویسید و از آن‌ها بخواهید نظر خود را از«خیلی موافق» تا «خیلی مخالف» نشان دهند. این موارد نباید مختص به سازمان یا گروه شما باشد بلکه باید به طور عمومی مطرح شوند تا به جواب‌دهندگان کمک کنید در مسیر درستی قرار بگیرند و به سوالات پاسخ دهند.
اصولا جواب‌های این‌گونه سوال‌ها بین چهار تا هفت گزینه است. زوج و فرد بودن این جواب‌ها هم مهم است و بستگی به هدف شما در ارائه این پرسش‌نامه دارد. اگر تعداد گزینه‌ها فرد باشد، امکان دارد جواب‌دهندگان تمام پرسش‌نامه را به طور بی‌طرف جواب دهند چرا که جواب وسطی همیشه بی‌طرف خواهد بود. اما اگر قصد شما این است که نظر دقیق‌تر آن‌ها را بدانید و آن‌ها را وادار به انتخاب یک طرف کنید، تعداد گزینه‌ها را زوج نگه دارید.
قدم بعدی: سوال‌ها را مختص به سازمان یا گروه خود کنید
حالا که نظرات عمومی و کلی جواب‌دهندگان را درباره‌ی موضوعات کلی را جمع‌آوری کرده‌اید، می‌شود از آن‌ها سوال‌هایی پرسید که مختص به سازمان یا گروه شما هستند. می‌توانید نظر آن‌ها را درباره‌ی فعالیت‌های گروه‌تان، ظرفیت‌ها و فرصت‌ها و این که چه پیش‌نهاداتی برای بهبود عمل‌کرد دارند، بپرسید.
سوالاتی با پاسخ باز و تشریحی ممکن است ارزیابی را سخت‌تر کند اما سعی کنید در این قسمت بیشتر از سوال‌های باز (تشریحی) استفاده کنید تا بتوانید جواب‌های عمیق‌تری به دست بیاورید.
نکته مهم دیگر این است که سعی کنید در هر قسمت پرسش‌نامه فرمت همه سوال‌ها یکسان باشد. به عنوان مثال، اگر اولین سوال یک قسمت جواب چند گزینه‌ای دارد، بقیه قسمت‌ها هم باید در همین فرمت باشند. اگر این‌گونه پرسش‌نامه‌ها منظم باشند و ترتیب مشخصی داشته باشند کار جواب‌دهندگان آسان‌تر است و امکان بیشتری وجود دارد که آن را تکمیل کنند. اگر برای پاسخ بله و خیر نیاز به توضیح بیشتری داشتید یک بخش توضیح اضافه کنید و علت پاسخ رو جویا شوید.
جواب‌دهندگان را گروه‌بندی کنید
شما می‌توانید سوال‌های زیادی برای جمع‌آوری اطلاعات شخصی جواب‌دهندگان خود – درباره سن، جنس، درآمد، تحصیلات و …– طراحی کنید. پاسخ‌های این‌گونه سوال‌ها به شما کمک خواهند کرد که جواب‌دهندگان پرسش‌نامه را به طور دقیق‌تری گروه‌بندی کنید که در ارزش‌یابی نهایی شما بسیار مفید خواهد بود. اما مراقب باشید که داده‌های بی‌ربط جمع آوری نکنید. به عنوان مثال اگر درآمد یا وضعیت تاهل کسی به پژوهش شما کمک نمی‌کند، لازم نیست چنین سوالی را در پرسش‌نامه خود بگذارید. هدف جمع آوری داده‌های شخصی درباره‌ی جواب‌دهندگان کمک به شناسایی گروههای مورد نظر سازمان/پروژه شما است. بنابراین مهم است مطمئن شوید که سوال‌ها با این هدف طراحی شده‌اند.
در پایان پرسش‌نامه حتما از جواب‌دهندگان تشکر کنید. اگر بودجه شما اجازه می‌دهد می‌توانید هدیه‌های کوچکی برای تشویق به شرکت در پژوهش‌های آینده برای آن‌ها در نظر بگیرید.
فرق نمی‌کند که شما در زمینه طراحی پرسش‌نامه تازه‌کار یا حرفه‌ای هستید، ساختار هرم وارونه پرسش‌نامه – یعنی شروع از موضوعی وسیع و باریک کردن سوال‌ها در هر مرحله پرسش‌نامه – بهترین راه برای دست‌یابی به جواب‌ها و داده‌های مفید است.