بخش زیادی از زندگی اجتماعی و حتی فردی ما در مذاکره با دیگران می‌گذرد. برای موفق شدن در این مذاکرات علاوه بر چهارچوب مذاکره باید جزئیات و ریزه‌کاری‌های زیادی را رعایت کرد. در قسمت اول و دوم از انواع، مقدمات و چهارچوب مذاکره گفتیم، در قسمت سوم که پیش روی شماست کمی از ریزه‌کاری‌های لازم برای رسیدن به نتیجه مورد نظر در مذاکرات می‌گوییم.
تبادل اطلاعات
در هر مذاکره، طرفین مواضع و موضوعاتی که باید مورد بحث قرار گیرد را به صورت دوستانه به اشتراک می‌گذارند. اما نکته‌ای که در این میان باید به آن توجه کرد، نوع و درجه‌ی اهمیت اطلاعاتی است که طرفین بیان می‌کنند. چرا که همان‌طور که قبلا هم اشاره شد، یکی از اصول مهم در مذاکرات حفظ اطلاعات مهم و محرمانه و تشخیص اینکه چه نوعی از اطلاعات و موضوعات قابل بازگو کردن است.
صفا و صمیمیت کمک می‌کند!
پیش از شروع جلسه‌ی اصلی مذاکره و پرداختن به موضوعات مد نظر طرفین، به منظور هر چه صمیمانه‌تر کردن فضای مذاکره و رابطه‌ی میان دو طرف، پیشنهاد می‌شود که با طرف مقابل در خصوص مسائل روزمره مثل تیم محبوب یا علاقه مندی‌های آنان حرف بزنید. اگر که از ابتدا بدون هیچ مقدمه‌چینی با طرف مقابل وارد مذاکره با آنان شوید، حس خصومت و اجبار را به آنان منتقل خواهید کرد. طرفین مذاکره را افرادی معمولی تصور کنید که قصد تعامل با آنان را دارید نه رقیبانی که قصد دارید از آنان منفعتی کسب کنید. در معرفی آغازین به یکدیگر، دقت کنید که حد میانه را رعایت کنید. این معرفی‌ها که شامل اطلاعات اولیه و سمت افراد مذاکره کننده خواهد بود از جمله جزییاتی است که باید به آن توجه شود. دلیل این امر شواهدی است که نشان می‌دهد برخی از مذاکرات به دلیل فراموشی نام طرف مقابل و یا به کارگیری ناخوداگاه عبارتی توهین‌آمیز از رسیدن به نتیجه‌ی مطلوب بازمانده است. معرفی خود از طریقی دوستانه و همراه با فروتنی می‌تواند یکی از بهترین صورت‌های معرفی باشد، چرا که برانگیختن نگرش منفی و حس تهاجمی در نهایت به ضرر منافع شما تمام خواهد شد.
داشتن طرحی مشخص از مفاد قابل بحث
در آغاز مذاکرات، تلاش کنید که یک‌باره اطلاعات کاملی از جزئیات استدلالات و مواضع خود در اختیار طرف مقابل قرار ندهید، مرحله به مرحله و با توجه به سئوالاتی که طرف مقابل مطرح می‌کند پاسخ سئوالات را بدهید.
این نکته را هم مد نظر قرار دهید که با پرداختن به مسائل و موضوعات اولویت بندی شده در برنامه‌ی کاری جلسات، طرفین می‌توانند به شناخت به مراتب بهتر و واقع بینانه‌تری از یکدیگر دست یابند. این امر در چگونگی پیش‌برد مذاکرات تاثیر قابل ملاحظه ای خواهد داشت. همیشه به یاد داشته باشید که موفقیت شما در مذاکرات بستگی به این امر دارد که چه مباحثی را در چه مقطع زمانی مطرح کرده و در چه مقاطعی سکوت کنید.
چانه زنی قلب یک مذاکره است
علاوه بر آگاهی داشتن از نیروها، اهداف و نیازهای موثر بر طرف مقابل در مذاکره، بهتر است قبل از شروع مذاکره در خصوص مهارت‌ها و اهداف متداول طرف مقابل اطلاع داشته باشید. این اطلاعات می‌تواند شامل پاسخ به این قبیل سئوالات باشد.
آیا آن‌ها معمولا مذاکره را با پیشنهادی غیر معمول شروع می‌کنند؟
آیا آن‌ها در پیش‌برد مذاکرات با شتاب عمل می‌کنند؟
آیا آن‌ها چهارچوب مذاکره را در پرتو منافع خودشان تنظیم می‌کنند؟
اگرچه یافتن پاسخ برای این سئوالات را می‌توان در فرایند آزمون و خطا پیدا کرد، اما شما در تماس با افرادی هستید که از قبل تجربه‌ی مذاکره با گروهی که شما قصد مذاکره دارید را داشته‌اند، آن‌ها می‌توانند بهترین منبع برای گرفتن اطلاعات و جستجوی پاسخ این سئوالات باشند. این امر را می‌توان در تیم‌های فوتبال و طرفداران آن‌ها به وضوح مشاهده کرد. در این تیم‌ها بازیکنان و طرفداران تیم تاکتیک‌ها و حرکت‌های تیم مقابل را به صورت مداوم پیگیری و دنبال می‌کنند تا در حد امکان نقاط ضعف تیم مقابل را پیدا کنند. به عنوان مثال اگر پس از مشورت با افراد دیگر متوجه شدید که طرف مقابل شما همیشه مذاکرات را با شتاب پیش می‌برد، از این امر می‌توانید با تاکید بر موضع قاطع و به نفع خود در گرفتن نتیجه‌ی دل‌خواه بهره ببرید، چرا که در این‌گونه موارد، طرف مقابل سعی در اتمام مذاکره در سریع‌ترین زمان ممکن خواهد کرد پس ممکن است تصمیماتی آنی بگیرد و یا به دلیل شتاب امتیازاتی را به طرف مقابل واگذار کند. بهتر است تمامی این اقدامات قبل از شروع مذاکرات انجام پذیرد، هرچه شما از طرف مقابل اطلاعات بیشتری کسب کنید شانس موفقیت شما در مذاکره بیشتر خواهد بود و چه بسا با در دست داشتن این اطلاعات بتوانید استفاده‌ی بهتری از اطلاعاتی که طرف مقابل در مراحل آغازین مذاکره در اختیار شما قرار می‌دهد، بکنید.
برخی از این تکنیک‌ها از جمله مهارت‌های ساده‌ای به شمار می آیند که شما ممکن است در مذاکرات روزانه‌ی خود هم از آن‌ها استفاده کنید، اما این بدان معنا نیست که به دلیل سادگی قابلیت اعمال در مذاکرات پیچیده را نداشته باشند. آن‌چه که مهم است شناخت مناسب از این تکنیک‌ها و مهارت‌هاست و اینکه بدانیم آن‌ها را در چه زمان و مکانی به کار ببریم و در صورتی که علیه‌مان استفاده شوند، چگونه می‌توانیم با آگاهی داشتن از کارکرد مناسب آن‌ها از این مهارت‌ها به نفع خود بهره ببریم.
دست بالا گرفتن پیشنهاد اولیه، از جمله تکنیک‌هایی است که طرفین متداولا از آن استفاده می‌کنند. این تکنیک بدین معناست که افراد با دادن چنین پیشنهاد دست نیافتنی و دور از انتظار طرف مقابل ، تلاش می‌کنند که به نتیجه‌ای نزدیک به آن دست یابند. در این گونه موقعیت‌ها طرف مقابل نیز اگر که از این تکنیک آگاهی داشته باشد، با دادن پیشنهاد حداقلی سعی در دست کم گرفتن آن خواهد کرد. به کارگیری این تکنیک غیر معمولی و غیر واقعی، طرف مقابل را در وضعیتی قرار می‌دهد که با شتاب هر چه بیشتر اقدام به عقد قرادادی کند که به سود طرف دیگر است. در این گونه موارد داشتن موضعی مصصم و قاطع از جمله مواردی است که توصیه می‌شود.
ادامه دارد