تجزیه و تحلیل با ابزار SWOT: شناخت نقاط قوت و ضعف، فرصت‌ها و تهدیدها برای تصمیم‌گیری بهتر
تجزیه و تحلیل به شیوه سوات (SWOT) با استفاده از ابزار ماتریسی مرسومی صورت می‌گیرد که می‌تواند یک ارزیابی عینی و انتقادی را برای برنامه‌ریزی استراتژیک در اختیارمان بگذارد. این روش تجزیه و تحلیل به چهار قسمت تقسیم می‌شود:
· نقاط قوت (Strengths)
· نقاط ضعف (Weaknesses)
· فرصت‌ها (Opportunities)
· تهدیدها (خطرات) (Threats)
موارد بالا عوامل خارجی و داخلی موثر بر موقعیت یک سازمان را ارزیابی می‌کنند:
· نقاط قوت و ضعف، عوامل داخلی سازمان هستند.
· فرصت‌ها و تهدیدات، عوامل خارجی هستند که سازمان را تحت تاثیر قرار می‌دهند.
این ابزار در برخورد با طیف گسترده‌ای از مسائل به کار می‌آید، به شرط این‌که آن مسائل، روشن و قابل فهم باشند.
نحوه عملکرد ابزار سوات:
جدولی با نه خانه ترسیم کنید (سه ردیف و سه ستون). خانه‌ها را به شیوه ذکر شده در زیر- به عناوین نقاط قوت، ضعف، فرصت‌ها و تهدیدها- نام‌گذاری کنید. تمام نقاط قوت و ضعف را در خانه‌های مربوطه لیست کنید. اما این چهار عنصر اصلی چه هستند:
نقاط قوت: نقاط قوت کلیدی، شایستگی‌های اصلی، قابلیت و یا به خصوص مزایای منحصر به فرد
نقاط ضعف: ضعف در سازمان، چیزهایی که کمتر پیش می‌آید به خوبی انجام شوند، یا سازمان نمی‌تواند از پس آنها بربیاید
فرصت‌ها: فرصت‌هایی که ممکن است برای سازمان به وجود بیایند
تهدیدها: تهدیدهای احتمالی برای سازمان و کار آن (از طرف مشتریان، شرکا، رقبا و محیط خارجی)
در برخی موارد، باید جای تهدید را با محدودیت عوض کنیم.
تحقیق و یا طوفان ذهنی می‌تواند منبعی برای شناسایی این عوامل باشد. حضور یک تسهیل‌گر در روند تحلیل، می‌تواند روند بحث و تجزیه و تحلیل را تقویت کند. خانه‌های خالی جدول، با پرسش‌های زیر کامل می‌شوند:
کسانی که از این ابزار تحلیلی استفاده می‌کنند، فرصت‌ها و تهدیدات اصلی که فکر می‌کنند پروژه و کارزار آنها در یک تا سه سال آینده با آنها روبرو می‌شود را شناسایی می‌کنند. سپس، راهکار‌هایی را برای اجرایی کردن انتخاب کرده و آنها را بر اساس امکان‌پذیری و فواید احتمالی ارزیابی می‌کنند؛ درباره نتایج آنها صحبت کرده و بر سر اقدامات به توافق می‌رسند.
جامع و صادق بودن بازتاب سازمان، در شناسایی نقاط قوت و ضعف حیاتی است. خلوص سازمان در برنامه‌ها و ابعاد مختلف آن، در بهبود روند ارزیابی تاثیری به سزا دارد. به دلیل تفاوت هر یک از سازمان‌ها، معیارهای روند ارزیابی باید بسته به سازمان تعیین شوند.
ارزیابی مداوم خود (خود-ارزیابی) برای هر گروه یا ائتلاف فعال در کمپین‌های ترویج و حمایت‌گری حیاتی است. با شناسایی و تجزیه و تحلیل نقاط قوت داخلی، گروه درک بیشتری از ویژگی‌های مفیدش برای پیشرفت کارزار خواهد داشت. همین‌طور، با تصدیق و ارزیابی نقاط ضعف، گروه‌ها می‌توانند در جهت بهبود این نقاط، یا اصلاح استراتژی خود پیشروی کنند.
استفاده عملی از مدل سوات
در ادامه، با یک مثال، به تشریح روش استفاده از ابزار سوات می‌پردازیم.
یک جامعه محلی را در نظر بگیرید که مشکل بارز و آشکار در محله آنها، بزهکاری جوانان است. اعضای شورای محله تصمیم گرفتند برای برطرف کردن این مشکل، با استفاده از ابزار سوات به بررسی ابعاد موضوع و راه حل بپردازند. در گام اول، در مورد نقاط قوت و محدودیت‌ها به توافق رسیدند.
برخی نقاط قوت
- اعتماد میان همکاران در شورا
- وجود ظرفیت‌های ذهنی و عملی جوان در محله
- وجود افرادی که به کار متعهد هستند
- داشتن محله‌‌ای با تاریخ افتخارآمیز
- تاریخچه همکاری اعضای جامعه محلی
- تجربه در توسعه جامعه محلی
برخی نقاط ضعف
- خشونت و باندهای فعال میان جوانان
- عدم فعالیت کافی مردم در بهبود وضعیت محله
- کافی نبودن منابع مالی برای شروع فعالیت
- عدم هماهنگی برخی برنامه‌ریزی‌های منطقه‌ای با نیاز جامعه محلی
فرصت‌های مهم:
- آمادگی گروهی از سرمایه‌گذاران برای احداث یک مرکز کارآفرینی در محله
- قابلیت نفوذ اعضای شورا در سیاست‌های محلی
تهدیدهای مهم:
- عدم همکاری کافی اهالی محل به دلیل واضح نبودن اهمیت فعالیت‌های فرهنگی در جامعه محلی
- به خطر افتادن همکاری، در صورتی که تأمین کنندگان مالی به شرکای واقعی تبدیل نشوند
بعد از بررسی تمامی این موارد و قرار دادن آنها در جدول مربوطه، اعضای شورا متوجه شدند که مهم‌ترین امکانی که در اختیار دارند و با نیاز آنها هم متناسب است، آغاز همکاری با گروهی از سرمایه‌گذاران است که مایل به احداث یک مرکز کارآفرینی در محله هستند. آنها می‌دانستند که می‌توانند از این فرصت برای دریافت کمک مالی استفاده کنند، اما باید پروژه را با آگاهی از یک ضعف داخلی تعریف می‌کردند: مردم در جامعه، هنوز ضرورت این فعالیت را احساس نکرده‌اند و نیاز به درک این ضرورت دارند. آنها واقف بودند که اگر کمک مالی را برای انجام پروژه‌ای که جامعه آن را مهم تلقی نمی‌کند بپذیرند، اثربخشی پروژه در آینده به خطر می‌افتد. بنابراین باید راهی پیدا می کردند که با توجه به ویژگی‌های اهالی محل، بر این تهدید غلبه کنند. آنها می‌دانستند باید راهکاری را انتخاب کنند که:
– حمایت سیاست‌گذاران و سرمایه‌داران را برای تجهیز محله از لحاظ دوره‌های آموزشی و ایجاد اشتغال برای جوانان جلب کند
– توجه جامعه محلی را از طریق ایجاد ارتباط و شفاف‌سازی، به مشکل جلب نماید
– موجب حضور و جلب مشارکت جوانان شود
پس از این تحلیل دقیق، راهکاری که برای اجرای پروژه « حل مشکل بزهکاری در محله» به آن رسیدند، عبارت بود از:
ایجاد یک صندوق وام گردان به منظور اشتغال‌زایی برای جوانان، با جلب حمایت سیاست‌گذاران و سرمایه‌داران.
امکانات مالی این صندوق، قرض الحسنه و تنها مشروط به گذراندن یک دوره ۱۲ ساعته آموزشی در زمینه ضرورت اشتغال‌زایی خواهد بود.
با این تصمیم:
– جوانانی که وسوسه همدستی با باندها را دارند، فرصت آماده‌ای برای اشتغال پیش روی خود می‌یابند و به استفاده از این فرصت، تشویق می‌شوند.
– به دلیل پیش نیاز اخذ وام، با شرکت در کلاس آموزشی، اهالی محل بینش لازم را در خصوص ضرورت این فعالیت پیدا می‌کنند.
– از آنجا که طرح، تداوم زمانی دارد، سرمایه‌گذاران، با پروژه همراه شده و با آن ارتباط برقرار می‌کنند.
همانطور که می‌بینید، با استفاده از این روش، حتی یک تحلیل بسیار ساده می‌تواند مبنایی برای طوفان فکری و برنامه‌ریزی جدی در چارچوب چشم‌انداز، ماموریت و هدف سازمانی باشد.