چگونه سازمان خود را پاسخ‌گو کنیم؟

یکی از مهم‌ترین مباحث مطرح در انواع فعالیت‌ها و شغل‌ها، شفافیت و پاسخ‌گویی است. کاربرد عملی این دو واژه در فعالیت‌های ترویجی و اجتماعی هم خیلی مهم است. در این مقاله با  تعدادی از راه‌های پاسخ‌گو کردن سازمان‌های مردم‌نهاد ، ابعاد و تاثیرگذاری آن آشنا می‌شویم. رعایت این موارد در کمپین‌ها و کارزار‌های ترویجی هم لازم و ضروری است

 

چرا پاسخ‌گویی مهم است؟

در چند دهه‌ی اخیر سازمان‌های مردم‌نهاد (ان.جی.او) در زمینه‌ی توسعه‌ی اجتماعی و اقتصادی بسیار پر طرف‌دار شده‌اند و نقش بزرگی در فراهم کردن خدمات اجتماعی، اقتصادی و محیط زیستی ایفا کرده‌اند. روند رشد این نهادها به عنوان بازی‌کنان مهم، در تغییر سیاست‌های دولتی و فراهم کردن خدمات ضروری، پدیده جهانی بوده است. نهادهای ملی و بین‌المللی توانایی این ان.جی.اوها را برای عمل‌کرد موثر در محروم‌ترین نقاط دنیا تحسین می‌کنند، به خصوص وقتی عناصر دولتی و خصوصی در انجام وظایف خود کوتاهی کرده‌اند یا ناکام مانده‌اند.

با گسترش تاثیر ان.جی.اوها ، پاسخ‌گو بودن و مشروعیت این سازمان‌ها بیش از پیش مطرح است. این‌جا برای شما برخی از شیوه‌هایی که پاسخ‌گویی سازمان شما را افزایش می‌دهد شرح خواهیم کرد. اما در ابتدا، مهم است که با  معنا، ابعاد و اهمیت پاسخ‌گو بودن سازمان آشنا بشویم.

ابعاد پاسخ‌گو بودن

به عنوان یک ان.جی.او شما باید به اهدا کنندگان‌تان، به شرکای پروژه، و به ذی‌نفعان پاسخ‌گو باشید. کارشناسان چهار بعد پاسخ‌گو بودن را این‌چنین تشریح می‌کنند:

پاسخ‌گویی به سوی بالا: ان.جی.اوها باید به اهداکنندگان، سرمایه‌گذاران و ارکان دولتی خود پاسخ‌گو باشند که نشان بدهند چگونه از منابع اهدا شده استفاده می‌کنند.

پاسخ‌گویی افقی: این پاسخ‌گویی به شرکا، هم‌کاران و سازمان‌های دیگر که هم رده‌ی ان.جی.اوهای شما، است. پاسخ‌گویی افقی شامل به‌سازی مشارکت و هم‌کاری با سازمان‌های دیگر هم می‌شود.

پاسخ‌گویی به سوی پایین: اهدا کنندگان و سرمایه‌گذاران با اهداف خاصی،  پول و منابع دیگر را در اختیار ان.جی.او شما گذاشته‌اند و شما برای بهبود اوضاع ذی‌نفعان مسئول و به آن‌ها پاسخ‌گو هستید. علاوه بر پاسخ‌گو بودن به ذی‌نفعان، شما باید سعی کنید آن‌ها را در پروژه شریک کنید تا بتوانند به‌ترین راه بهبود اوضاع خود را به شما نشان بدهند.

پاسخ‌گویی درونی: یکی از مهم‌ترین ابعاد پاسخ‌گویی این یکی  از مهمترین ابعاد پاسخ‌گویی این  است که اهداف سازمانی را برای اعضا مشخص کنید عمل کنید. این نشان می‌دهد که شما استانداردهای اخلاقی و سیستم‌های اداری خوبی دارید که با ارزش‌ها سازمانی شما هماهنگ‌اند.

بسیاری از ان.جی.اوها  برای پاسخ‌گویی به عناصر خارج از سازمان اهمیت بیش‌تری قائل می‌شوند و به ابعاد دیگر پاسخ‌گویی کم‌تر توجه می‌کنند. این راهنما با در نظر گرفتن هر چهار جنبه‌ی پاسخ‌گویی نوشته شده است.

اهمیت پاسخ‌گو بودن

شما ممکن است از خود بپرسید که خیلی وقت است که ان.جی.اوی شما در سطح بالایی کار می‌کند و شما هیچ‌وقت نگران این‌که سازمان شما چقدر پاسخ‌گویی دارد نبودید، چرا الان باید عمل‌کرد خود را عوض بکنم؟

این نکات کمک می‌کنند که اهمیت پاسخ‌گو بودن را درک کنید:

 بهبود روابط با اهداکنندگان و سرمایه‌گذاران: بیشتر اهداکنندگان و سرمایه‌گذاران ترجیح می‌دهند که با سازمان‌هایی کار کنند که سیستم حساب‌داری قویی دارند.

اطمینان خاطر مالی: با داشتن سیستم حساب‌داری خوب، شما می توانید مطمئن باشید که پول سازمان به طور درستی استفاده می‌شود و از نظر مالی اطمینان خاطر خواهید داشت.

مشارکت بیش‌تر اجتماعی: ذی‌نفعان از هم‌کاری با سازمان‌هایی که نشان داده‌اند به طور شفاف عمل می‌کنند، بیشتر استقبال می‌کنند.

تسهیل کردن هم‌کاری با سازمان‌های دیگر: حساب‌داری شفاف توسعه هم‌کاری با سازمان‌های دیگر را آسان‌تر می‌کند.

:بهبود شرایط کاری: وقتی سازمان شما قابل اعتماد است، کسانی که  با شما کار می‌کنند احساس به‌تری دارند و در کیفیت کارشان تاثیر مثبتی دارد.

بهبود کیفیت کار: ابزار پاسخ‌گویی به شما کمک می‌کنند که فعالیت‌های خود را به‌تر بررسی بکنید تا بتوانید کیفیت کار خود را افزایش دهید. پژوهش‌ها نشان می‌دهند که ان.جی.اوهایی که مکانیزم‌های سامان‌گرایی به‌تری دارند در عمل‌کرد و کارسازی موثرتر هستند.

مکانیزمهای پاسخ‌گو بودن

این بخش به شما کمک می‌کند با برخی از ابزارهایی که می‌توانید برای شفافیت و پاسخ‌گو بودن استفاده کنید آشنا شوید.

ثبت مدارک سازمانی: مطمئن شوید که سازمان شما در چارچوب قانونی صحیحی ثبت شده است. ثبت مدارک سازمانی ممکن است در پاسخ‌گو بودن تاثیر آن‌چنانی نداشته باشد، اما برای هم‌کنشی با ارکان دولتی و اهدا کنندگان خیلی مهم است و شانس دسترسی به منابع مالی و کمکی را افزایش می‌دهد.

اعتبار بخشی و صدور گواهی‌نامه: گروهی خارجی گواهی می‌دهد که شما در عمل‌کرد و سازمان‌دهی ان.جی.او خود از استانداردهای پا برجا پیروی می‌کنید و سازمان معتبری هستید.

گزارش‌های سالیانه :منتشر کردن گزارش‌های سالیانه سازمان‌تان به‌ترین راه برای این است که نشان دهید خیلی مسئولانه به تعهدات خود رسیدگی می‌کنید. گزارش‌های سالیانه به طور جزئی فعالیت‌های سازمانی شما را در سالی که گذشت تشریح می‌کند. از عکس‌ها و گرافیک‌های مناسب که فعالیت‌های شما را واضح‌تر می‌کنند هم می‌توانید در این گزارش استفاده کنید.

گزارش‌های مالی : شیوه مهمی برای بهبود شفافیت عمل‌کرد سازمان شما این است که گزارش‌های مالی خود را به طور مدام به روز نگه دارید. این گزارش به طور واضح خرج و در آمد سازمان شما را به طور ماهیانه، هر سه ماهه و سالیانه نشان می‌دهد. اهداکنندگان و سرمایه‌گذاران همیشه به سازمان‌هایی که در این زمینه شفاف‌تر هستند اطمینان بیشتری دارند.

حساب‌رسی توسط شخص ثالث:  بسیاری از ان.جی.او ها از حساب‌رسی توسط کارشناسان بیرونی برای بررسی اوضاع سازمانی خود استفاده می‌کنند. این حساب‌رسی‌ها به شما کمک می‌کند که ببینید که آیا عمل‌کرد سازمان شما با استانداردها هم‌خوانی دارد یا نه.

فعالیت‌های خود را تبلیغ بکنید : از مطبوعات و اینترنت برای ترویج و تبلیغ فعالیت‌های سازمان خود استفاده بکنید زیرا باعث می‌شودطیف وسیعتری از افراد  با –فعالیت‌های  سازمان شما آشنا بشوند.این در توسعه و پیشرفت سازمان‌تان تاثیرگذار خواهد بود.

مقررات داخلی برای خود درست کنید: ایجاد مقررات برای ثبت مدارک و گزارش‌های داخلی یکی از به‌ترین راه‌ها برای بهبود پاسخ‌گو بودن سازمان‌تان است. این‌گونه می توانید شروع کنید هر سه ماه یک بار فعالیت‌های خود را حساب‌رسی کنید.

بازخورد ذی‌نفعان : بازخوردهای  ذی‌نفعان در مورد پروژه‌تان را حتما جدی بگیرید و از آن برای کسب نتایج به‌تر استفاده کنید. اطلاعات ارتباطی – مطمئن باشید که اطلاعات تماس شما در وب‌سایت، سربرگ، و ابزار ارتباطی دیگرتان صحیح است. به عنوان مثال اگر آدرس دفترتان عوض شده است، به همه شبکه کاری خود خبر بدهید.

کانال‌های ارتباطی خود را به‌تر کنید:  کانال‌های ارتباطی خود را توسعه دهید تا بتوانید داستان‌های فعالیت‌های سازمان خود را با گروه بزرگ‌تری به اشتراک بگذارید. این کار را می‌توانید با ترویج اخبار سازمانی از طریق نوشتن بیانیه‌های مخابراتی، بلاگینگ، خبرنامه‌ها، مجلات و استفاده از شبکه‌های اجتماعی به انجام برسانید.

با گروه‌ها یا سازمان‌های شناخته شده هم‌کاری کنید: هم‌کاری با گروه‌های سرشناس و پایدار کمک می‌کند که سازمان شما هم شناخته‌تر بشود.

وارد رقابت‌های اجتماعی شوید : داستان‌های فعالیت‌های موفق خود را برای دریافت جایزه یا قدردانی رسمی وارد رقابت‌های اجتماعی کنید. از این راه هم سازمان‌تان شناخته‌تر می‌شود و هم پاسخ‌گوتر به نظر می‌رسید.

قبل از هم‌کاری با سازمان یا گروهی تازه همیشه تحقیق کنید: حتما قبل از هم‌کاری با سازمانی دیگر درباره این گروه تحقیق عمیق بکنید تا مطمئن باشید که شریک قابل اعتباری است.

اسامی هیات مدیره را عمومی کنید : کارشناسان توصیه می‌کنند اسامی اعضای هیئت مدیره خود را به صورت عمومی منتشر کنید و هر تغییری در ترکیب این گروه را بلا فاصله در این فهرست منعکس بکنید.

گروهی تعیین کنید که کار شما را بسنجد: بسیاری ازسازمان‌های اجتماعی گروه‌های مستقلی درست می‌کنند که نتایج کارهای سازمان را زیر ذره بین ببرد اثرات آن فعالیت‌ها را ارزش‌یابی کند. این شیوه برای ان.جی.اوها هم کارساز است.

جذب سرمایه اخلاقی: از شیوه‌هایی شفاف و اخلاقی برای جذب منابع مالی و معنوی استفاده کنید و همه فعالیت‌های خود را به اهدا کنندگان گزارش بدهید.

اخیرا جواب‌گو بودن ان.جی.او ها مساله داغی شده است و در آینده نزدیک معیار مهمی برای سنجش نحوه‌ی مدیریت حساب خواهد شد. تا به حال فقط ان.جی.او‌های بین‌المللی  از این شیوه‌ها برای افزایش پاسخ‌گو بودن سازمان‌های خود استفاده کرده‌اند، اما به زودی ازسازمان‌های کوچک‌تر هم این توقع می‌رود.

نظرات