چگونه برای پروژه خود یک طومار بنویسیم؟

طومار (دادخواست) چیست؟

«طومار» یک درخواست رسمی، عموما خطاب به یک مسئول و یا مسئولان برای اقدام در رابطه با یک هدف و یا موضوعی خاص می‌باشد که معمولا توسط تعداد زیادی از مردم امضا می‌شود. برای مثال، فرض کنید در یک محله، یک شرکت خصوصی تصمیم به تخریب فضای سبز محل و ساختن یک پارکینگ عمومی به جای آن می‌گیرد. در چنین حالتی، یکی از اقداماتی که ترویج‌گران محیط زیست این محله می‌توانند انجام دهند، تدوین طوماری خطاب به شهردار منطقه برای تشویق وی به حفظ فضای سبز محل است.

طومارها، اگر با استراتژی مناسب تدوین شوند و چارچوب مناسبی داشته باشند، می‌توانند به سازمان شما کمک کنند تا به برخی از اهداف مهم پروژه ترویجی‌تان، از جمله اهداف زیر دست پیدا کنید:

۱) درگیر کردن هواداران جدید با مساله‌ پروژه‌ ترویجی و سازمان و در نتیجه افزایش تعداد حامیان پروژه،

۲) ایجاد فرصتی برای پوشش رسانه‌ای به دلیل به وجود آمدن یک زاویه جالب و تازه برای خبرنگاران،

۳) نشان دادن حمایت مردمی از پروژه ترویجی‌ و انتقال آن به تصمیم‌گیرندگان.

چرا طومار؟

با هر یک امضا که به طومار شما اضافه می‌شود، یک نفر حامی به حامیان کارزار و یا پروژه شما اضافه شده است؛ اگر این حمایت چشم‌گیر باشد، تصمیم‌گیرندگان نیز مسئله مورد نظر کارزار و یا پروژه شما را جدی‌تر خواهند گرفت.

بیان درخواست‌ها از طریق طومار سابقه تاریخی دارد و طومار مدت‌هاست که به عنوان ابزاری رایج برای اثرگذاری در حوزه سیاست‌گذاری عمومی به کار می‌رود. البته توجه داشته باشید که مخاطب یک طومار لزوما مقامات دولتی و رسمی نیستند، بلکه طومار می‌تواند سازمان‌های غیردولتی، بخش خصوصی، رسانه‌ها و یا افراد حقیقی را مخاطب قرار دهد.

چطور می‌توان یک طومار مناسب تدوین کرد؟

در این مقاله راه‌های تدوین یک طومار تاثیرگذار را مرور می‌کنیم:

 

تعیین هدف طومار

با این طومار، چه چیزی را می‌خواهید تغییر دهید؟

پاسخ به این سئوال ، هدف شما را برایتان بهتر مشخص می‌کند. برای نوشتن یک طومار موفق، با یک هدف قابل دستیابی و مشخص شروع کنید. بسیار بعید است که با یک طومار (چه آنلاین باشد و چه نباشد) بتوان گرسنگی در جهان یا ایران را ریشه‌کن کرد. اما می‌توان گام‌های مستحکمی در جهت دستیابی به چنین هدفی برداشت، مانند افزایش بودجه برای یک پروژه مشخص در یک شهر مشخص، با جامعه هدف مشخص. تلاش کنید تا یک دستاورد ملموس را به عنوان شاخص موفقیت در نظر بگیرید. اگر بتوانید کوتاه و موجز پاسخ این سوال را بدهید (می‌خواهید چه چیزی را تغییر دهید؟) یعنی هدف مستحکمی دارید.

البته لازم به ذکر است که طومارها اصولا بخشی از استراتژی کلی یک کارزار و یا پروژه ترویجی هستند که به اثرگذاری آنها کمک می‌کنند. اما سئوال «با این طومار چه چیزی را می‌خواهید تغییر دهید» به طومار بازمی‌گردد و هدف طومار را که البته حتما در راستای هدف کلی پروژه است، مشخص می‌کند. هدف طومار عمدتا بخشی از هدف بزرگ‌تر کارزار (کمپین) است.

برای مثال، یک کارزار (کمپین) محیط زیستی می‌تواند برای حمایت از خواسته خودش، در رسانه‌ها مطلب بنویسد و با آنها مصاحبه انجام دهد، با مسئولین رایزنی کند و در عین حال، از جامعه مخاطب خود بخواهد که طوماری را نیز در حمایت از خواسته کارزار امضا کنند.

 

تعیین مخاطب طومار

هر طومار دو مخاطب دارد: ۱) تصمیم‌گیرنده‌ای که می‌تواند مشکل مورد نظر را حل کند، ۲) امضاکنندگان بالقوه طومار که شامل افرادی می‌شوند که احتمال دارد طومار را امضا کنند.

چه کسی می‌تواند این کار را انجام دهد؟

این پرسش به شما کمک می‌کند که تصمیم‌گیرنده مناسب را شناسایی کنید. طومارتان را خطاب به تصمیم‌گیرنده/تصمیم‌گیرندگانی بنویسید که بیشترین تاثیر و توانمندی را در حوزه‌ای که می‌خواهید مشکلش را حل کنید، دارند. اگر مشکل شما به موضوع حمل‌ونقل عمومی در یک شهرتان مربوط می‌شود، شهردار و یا رئیس شورای شهر احتمالا بهتر از وزرا و یا حتی رئیس جمهور می‌توانند در حل مشکل موثر باشند. بنابراین، بهتر این است که رئیس اداره مرکزی حمل‌ونقل عمومی شهر را پیدا کنید. حتی بد نیست افراد دیگری را هم که می‌توانند هدف کلیدی شما (در مثال ما یعنی شهردار یا رئیس شورای شهر و یا اداره مرکزی حمل‌ونقل) را تحت تاثیر قرار دهند، مانند کارکنان بخش روابط عمومی این ادارات از موضوع مطلع کنید. برای این کار می‌توانید آدرس ایمیل آنها را به پایگاه داده ایمیل‌های خود برای ارسال طومار اضافه کنید. البته به خاطر داشته باشید که ملاقات رو در رو و ارتباط مستقیم با این اشخاص احتمالا راه‌گشاتر خواهد بود.

چند نکته ساده برای انتخاب تصمیم‌گیرنده‌/تصمیم‌گیرندگان مناسب:

  • تصمیم‌گیرنده‌ای را انتخاب کنید که در این حوزه قدرت و نفوذ داشته باشد. این فرد می‌تواند یک مقام رسمی باشد، یا صاحب یک کسب‌وکار و یا یک شخص حقیقی.
  • برای حل مشکل، چه کسی می‌تواند بیشترین کمک را به شما بکند؟ شهردار شهر یا صاحب یک مغازه ممکن است بیشتر از رئیس جمهور بتوانند موثر واقع شوند. ببینید آیا از مقامات رسمی کسی دوست دارد در این حوزه با شما همکاری کند و پیام شما را به دیگر مسئولان برساند؟ شاید یکی از مسئولان بخواهد ترویج این موضوع را به عهده بگیرد.
  • از افراد نزدیک به تصمیم‌گیرندگان هم کمک بگیرید، مانند سخنگوی آنها، روابط عمومی و ...

چه کسانی مایلند طومار را امضا کنند؟

شما به امضای حامیان طومار برای اثربخشی طومار خود نیاز دارید. بدون امضای آنها، طومار فقط یک نامه است. امضاکنندگان عمدتا افرادی (آن دسته از ذی‌نفعانی) هستند که از حل مشکل سود می‌برند (جامعه هدف). یک طومار موفق، طوماری است که بتواند حمایت بخش قابل توجهی از جامعه هدف خود را کسب نماید.

برای رسیدن به هدف طومار، به چه تعداد امضا نیاز دارید؟

تعداد امضاهای مورد نیاز برای اثرگذاری روی مسئله مورد نظر شما در طراحی استراتژی نقشی تعیین‌کننده دارد. در برخی موارد حداقل تعداد امضای مورد نیاز از پیش مشخص و تعیین شده است. برای مثال، در برخی کشورها، برای این که بتوان یک شخص خاص را به عنوان کاندیدای پست‌های دولتی- به ویژه در سطوح محلی پیشنهاد داد، نیاز به حداقل یک تعداد مشخص امضا ـ  مثلا سه هزار امضا از ساکنین آن شهر و یا منطقه ـ می‌باشد. از طرفی، در بسیاری از مواقع، این عدد مشخص نیست. در چنین مواردی، بهتر است که طراحان طومار، پیش از اقدام به عمل، تخمینی از تعداد امضاهای مورد نیاز داشته باشند. این تخمین می‌تواند بر اساس موارد مشابه که قبلا انجام شده و موفقیت‌آمیز بوده است، باشد. به عنوان مثال، اگر نمایند مجلس شورای اسلامی یک شهرستان به یک طومار خاص پاسخ مثبت داده است، شما می‌توانید با توجه به موضوع طومار، جمعیت شهرستان و تعداد امضاهای جمع‌آوری شده در این مورد، تخمینی نسبی از تعداد امضاهای مورد نیاز برای تاثیرگذاری مثبت طومار خود روی نماینده شهرستان خود داشته باشید. مثلا اگر در مورد موفق ذکر شده بیش از سه هزار امضا از ساکنان یک شهرستان ۲۰۰ هزار نفری جمع شده است، شما که روی مورد مشابه‌ای در شهرستانی ۵۰۰ هزار نفری کار می‌کنید می‌توانید حدس بزنید که احتمالا شما به بیش از سه هزار امضا نیاز خواهید داشت. البته به یاد داشته باشید که فاکتورهای بسیاری در انجام این تخمین دخیل هستند از جمله جنس مسئله مورد نظر و حجم جمعیت جامعه هدف شما برای کسب امضا.

برای به شمار آوردن امضاکنندگان، آنها باید چه اطلاعاتی را وارد کنند؟

برای حصول اطمینان از اثر گذار بودن امضاهای طومار، لازم است بدانیم که چه اطلاعاتی را از امضاکنندگان درخواست کنیم. برای مثال، در برخی طومارها، تنها درج نام امضاکننده کفایت خواهد کرد. این در حالی است که در برخی طومارهای دیگر لازم است که امضاکنندگان آدرس خود را نیز وارد کنند تا اطمینان حاصل شود که حتما ساکن یک محدوده خاص جغرافیایی مثلا یک استان و یا یک شهر خاص- هستند.

بحث حفاظت از اطلاعات امضاکنندگان نیز، به ویژه در طومارهای آنلاین، حائز اهمیت بسیار است. شما باید بتوانید به امضاکنندگان اطمینان خاطر بدهید که از اطلاعات وارده آنها هیچ استفاده‌ای به جز در این طومار نخواهد شد و اطلاعاتشان محفوظ خواهد ماند.

 

استراتژی نگارش طومار

چرا دیگران باید به این موضوع اهمیت دهند و طومار را امضا کنند؟

پاسخ این سوال بسیار مهم است! اینجا جایی است که باید بتوانید مخاطب طومارتان را قانع کنید که این طومار را امضا کند. فقط مشکل را توضیح ندهید، بلکه راه‌حل پیشنهادی خودتان را هم شرح دهید و بگویید چرا اهمیت دارد که مخاطبتان کاری انجام دهد. در واقع، شما هنگام تنظیم متن طومار باید سعی کنید پیامی کوتاه، دقیق و تاثیرگذار طراحی کنید که در عین اختصار اطلاعات لازم را در اختیار مخاطب قرار می‌دهد.

تصمیم‌گیرندگان به چه اطلاعاتی نیاز دارند تا بتوانند به حل مساله پروژه شما، تسریع روند کار و یا پیشبرد اهداف پروژه شما کمک کنند؟

طومار باید بتواند تصمیم‌گیرنده/تصمیم‌گیرندگانی که مخاطب طومار قرار گرفته‌اند را توجیه کنید که چرا حل مسئله مورد نظر شما در اولویت است و چرا اقدام پیشنهادی شما در راستای حل مسئله مورد نظر اهمیت دارد. برای این کار، محتوای طومار باید با دقت بسیار تنظیم شده و حاوی اطلاعات مفید و دقیق باشد تا به تصمیم‌گیرندگان انگیزه ‌دهد که کاری انجام دهند.

رعایت نکات زیر در نگارش طومار  می‌تواند به اثرگذاری آن کمک می‌کند:

پیش از نگارش طومار، تحقیق کنید

در مورد محتوا و ساختار طومار، قبل از شروع به نگارش آن تحقیق کنید. به دنبال داده‌های جالب و تازه بگردید و سعی کنید محتوای طومار را ساده اما پربار بنویسید. یادتان باشد که طومار حول یک درخواست می‌چرخد، درخواستی که به همراه شواهد و دلایل منطقی و مستند که روی آنها تحقیق و تفحص شده است ارائه می‌شود. شما باید بتوانید درخواست خود را با دلیل و مدرک توجیه کرده و از آن پیشتیبانی نمایید. برای به دست آوردن دلیل و مدرک و مستندات کافی، راهی ندارید جز تحقیق مفصل روی موضوع مورد نظر خود.

ساده، مختصر و مفید بنوسید 

پس از انجام تحقیقات، لازم نیست تاریخچه مفصل مشکل مورد نظر خود را در طومار ذکر کنید. بلکه تنها آن دسته از اطلاعاتی را که جالب و مستقیما مربوط به مسئله است انتخاب کنید. اگر آمار و اطلاعاتی جدید وجود دارد که احتمال می‌دهید تصمیم‌گیرنده از آن بی‌اطلاع است، حتما آن را در طومار بیاورید. سادگی و کوتاهی و استفاده از داده‌های جالب و مرتبط احتمال موفقیت طومار را افزایش می‌دهد.

یادتان باشد که امضاکنندگان و همین‌طور مخاطبان این نامه، افرادی پرمشغله هستند که فرصت چندانی ندارند. احتمال این که آنها یک نامه کوتاه را بخوانند، بسیار بیشتر از یک نامه طولانی است.

احترام را رعایت کنید

طومارهایی که لحنی مودبانه و متنی محترمانه دارند، تصمیم‌گیرندگان را تشویق می‌کنند تا کاری انجام دهند. اما طومارهای طولانی با مطالب تهدیدآمیز و یا نامحترمانه، اگر کاملا مسدود (بلاک) نگردند، حتما نادیده گرفته می‌شوند. این‌گونه به موضوع فکر کنید: این نامه آغاز راهی است برای گفتگو و مذاکره با تصمیم‌گیرندگان در حوزه پروژه ترویجی شما. بنابراین این طومار در حالی که درخواست شما را به وضوح بیان می‌کند، باید با‌ رعایت ملاحظات تدوین شود.

نامه باید محترمانه و حاوی اطلاعات مفید، تازه و تاثیرگذاری باشد. احتمال اینکه برخود گیرندگان و مخاطبان طومار مثبت باشد، زمانی بالا می‌رود که محتوای نامه به دقت بررسی شده باشد و لحن آن نیز تهاجمی نباشد.

بند اول طومار را هرچه رساتر و اثرگذارتر تنظیم کنید

فارغ از این که یک طومار چقدر طولانی و یا کوتاه است، بسیار اهمیت دارد که پارگراف اول آن رسا و اثرگذار نوشته شود. تصور نکنید که اگر وقت زیادی روی بند اول صرف کنید، اتلاف وقت کرده‌اید. دقت داشته باشید که بند اول طومار باید به طور مشخص هدف آن را بیان نماید. منطق و دلایل و مستندات لازم برای حمایت از هدف مورد نظر در ادامه طومار بیان می‌شود.

در بدنه طومار، راه حل را توضیح دهید و از مستندات استفاده کنید

بدنه طومار باید ۱) شرایط را توضیح دهد و مشکل را ذکر کند، ۲) یک پیشنهاد (راه‌حل) ارائه دهد و ۳) توضیح دهد که چرا این راه‌حل لازم است. بهتر است این توضیحات شامل اطلاعات جالب و مثال‌های مشخص درباره موضوع مورد بحث باشد.

خود را به جای تصمیم‌گیرنده بگذارید

هنگام نگارش طومار، سعی کنید خود را در جای تصمیم‌گیرنده‌ای که مورد خطاب طومار است قرار دهید تا بتوانید تاثیرگذارتر بنویسید. در این صورت، احتمال این که جمله‌بندی‌ها و انتخاب کلمات به نوعی پاسخگوی نگرانی‌های او نیز باشد، افزایش می‌یابد و تاثیرگذاری طومار را افزایش می‌دهد.

داستان‌های شخصی بیان کنید و هنر داستان‌گویی را به کار گیرید

 یک داستان شخصی که چهره انسانی به یک مشکل بزرگ بدهد می‌تواند بسیار تاثیرگذارتر از توصیف این مشکل بزرگ باشد. داستان مادری که خانه‌اش را دارد از دست می‌دهد مخاطب را بیشتر قانع می‌کند تا توضیح بحران در حوزه مسکن. نتایج طومارهایی که برای تبیین عملکرد پروژه ترویجی‌ خود از داستان‌های حقیقی مردم عادی استفاده می‌کنند، معمولا بسیار مثبت است. 

احساساتی نشوید و بزرگ‌نمایی نکنید

سعی کنید متن طومار منطقی و بر اساس آمار و حقایق موجود باشد. احساساتی برخورد نکنید و از بزرگنمایی جدا خوداری نمایید.
 

استراتژی اطلاع‌رسانی درباره طومار

چطور می‌شود دیگران را از وجود این طومار آگاه کرد؟

بدون امضای اعضای جامعه مخاطب، طومار شما فقط یک نامه است. برای این که بتوانید امضاکنندگان بیشتری جمع کنید می‌توانید:

۱) با امضاکنندگان بالقوه صحبت کرده و آنها را از وجود طومار مطلع کنید. برای این کار، می‌توانید اول به مکان‌هایی سر بزنید که فکر می‌کنید می‌توانید امضاکنندگان بالقوه طومار خود را بیابید. مثلا، اگر قرار است طومار شما، از شهردار منطقه برای عدم تخریب فضای سبز درخواست بدهد، شما می‌توانید امضاکنندگان بالقوه طومار خود را در فضای سبز (که هنوز برقرار است) بیابید. احتمالا تمامی افرادی که از این فضا در حال حاضر استفاده می‌کنند با تخریبش موافق نخواهند بود و حاضر خواهند شد طومار شما را امضا کنند. سرای محله در صورت وجود در محله مورد نظر می‌تواند فضای خوبی برای جلب حمایت باشد.

۲) اگر طومار آنلاین است، می‌توانید طومار را به افرادی که حدس می‌زنید به این موضوع علاقمند هستند، ایمیل کنید. فقط یادتان باشد که مخاطب را ایمیل باران نکنید. ارسال دو و یا سه یادآوری در طول دوره جمع‌آوری امضاها، کافیست. اگر هر روز یک ایمیل به مخاطب بزنید، او را خسته خواهید کرد و نتیجه مطلوب را نخواهید گرفت.

۳) استفاده از شبکه‌های اجتماعی نیز می‌تواند برای اطلاع‌رسانی و درخواست برای جمع امضا مفید باشد.

۴) در ضمن یادتان باشد که شما که رسانه‌ها را هدف قرار ندهید. به این معنا که شما نباید طومارتان را برای رسانه‌ها بفرستید. این کار باعث می‌شود تا تصمیم‌گیرند‌گانی که مخاطب اصلی شما هستند، موضعی دفاعی در مقابل طومار شما اتخاد نمایند. نگران پوشش مطبوعاتی نباشید. خبرنگاران خودشان به سراغ این موضوع می‌آیند!
 

بسترهای انتشار طومار

برای انتشار طومار باید از چه بستری استفاده کرد؟

طومارها می‌توانند آنلاین و در فضای مجازی باشند و یا این که به صورت غیرآنلاین و روی کاغذ باشند. البته امروزه با توجه به گسترش فناوری و دسترسی آسان به فضای مجازی، تمایل به تنظیم طومارهای آنلاین رو به افزایش است.  طومارهای کاغذی می‌توانند برای طومارهای محلی موثر واقع شوند. از طرفی، طومارهای آنلاین می‌توانند به شبکه گسترده‌تری از افراد در زمان کوتاه‌تری دسترسی پیدا کنند. تارنماهای متفاوت و متعددی برای انتشار طومار وجود دارند، از جمله: Change.org، ipetitions.com و GoPetition.com.

فراموش نکنید که فارغ از این که از چه بستری برای انتشار طومار استفاده می‌کنید، پیام و محتوای طومار نقشی کلیدی در جذب مخاطب دارد. از هر بستری که برای ایجاد طومار استفاده می‌کنید، باید از امنیت اطلاعات خود و مخاطبانتان در آن بستر اطمینان حاصل کنید.

 

ارزیابی و بهینه‌سازی

چطور می‌توان بیشتر تاثیر گذاشت و موفق‌تر عمل کرد؟

کمی زمان صرف کنید تا با ویرایش دوباره، طومارتان از نظر کیفی بهینه شود و با دیگر طومارها تفاوت داشته باشد. برای این کار از عکس‌‌ها و یا ویدیوهای تاثیرگذار و تهیه شده توسط پروژه خودتان استفاده کنید. به علاوه تلاش کنید تا موضوع طومارتان جالب باشد و توجه گیرندگان و مخاطبان آن را جلب کند.

 

تهیه و تدوین: مدرسه پرتو

 

نظرات