چه‌طور با چالش‌های یک مذاکره رو به رو شویم؟

اغلب کسانی که پای میز مذاکره می‌آیند به پیش‌برد مذاکرات، با حسن نیت تمایل نشان می‌دهند و از به کارگیری ابزارهای نامناسب  دوری می‌کنند، به ویژه در پروژه‌های ترویجی که هدف اصلی حل یک مشکل اجتماعی است. اما  در هر فعالیتی پیش می‌آید که طرف مقابل یا رقیب، قواعد مذاکره را رعایت نکند و  یا به عبارت به‌تر آنچه که از یک مذاکره سالم انتظار  می‌رود، صورت نگیرد. این‌جا می‌خوانیم چه‌طور می‌توانیم در چنین شرایطی به اوضاع مسلط شویم و اهداف خود را پی‌گیری کنیم.

 

آگاهی داشتن از فضای مساعد و مناسب لازم برای مذاکره

گاهی اوقات طرف مقابل شما در یک مذاکره،  بر انجام این مذاکره در پشت میز شخصی و اتاق کارش پافشاری می‌کند. درست است که میزبان در مذاکرات از موضع نسبتا قوی‌تری برخوردار است و مبارزه با این امرِ بدیهی، بی‌حاصل است، اما عکس‌العمل مناسب نشان دادن در این موارد از جمله ضروریات است و به طرف مقابل این امر را القا می‌کند که شما متوجه دلیل او شده‌اید. در این‌گونه موارد بهتر است محترمانه از طرف مقابل درخواست برگزاری جلسه در یک اتاق کنفرانس را داشته باشید در این صورت می‌توان گفت که طرفین در محیطی که به همین منظور تعبیه شده و مناسب این امور است مذاکره می‌کنند، این مصمم بودن شما را نشان خواهد داد. در عین حال ممکن است شما بر این عقیده باشید که آن‌چه که مهم است توانایی یک مذاکره در گرفتن نتیجه‌ی مطلوب در هر شرایط محیطی است، اما پیشنهادی که ما به شما می‌کنیم این است که به هیچ عنوان حاضر به مذاکره در هر شرایط و امکاناتی نباشید، چرا که این امر را از همان ابتدا به طرف مقابل القا خواهد کرد که آن‌ها دست بالاتری در مذاکره دارند.

 

داشتن آمادگی برای مقابله با حملات شخصی مقابل

مذاکرات باید پیرامون موضوعات تعیین شده باشد زمانی‌که برداشت‌های طرفین از مذاکره شخصی می‌شود، حاصل آن منفی خواهد بود.

اما متاسفانه همه‌ی افراد این‌گونه فکر نمی‌کنند و در طول مذاکرات متوسل به حملات شخصی به طرف مقابل می‌شوند. دلایل متنوعی برای این رفتار می‌توان برشمرد. به عنوان مثال:

شخص ممکن است با خود این فکر را بکند که با پیش کشیدن مسایل شخصی امتیاز بیشتری از این مذاکره نصیب خود خواهد کرد.

آن‌ها ممکن است عدم توافق با مواضع خود را نوعی مبارزه و تهدید علیه شخصیت خود بپندارند.

طرف مقابل ممکن است که احساس کرده باشد با او آن‌طور که باید و شاید محترمانه و عادلانه برخورد نشده است.

از این رو توصیه می‌شود که در آغاز هر مذاکره صریحا اعلام کنید که نظرات و عقاید طرف مقابل محترم است. اما در خصوص برخورد با این حملات، به‌ترین روش عدم مبارزه‌ی متقابل و تاکید بر پرداختن به موضوعات مورد اختلاف و اهداف اصلی این مذاکره است. در برخی از اوقات طرف مقابل با پافشاری بر ادامه‌ی این حملات سعی در ارعاب شما دارد، بنابراین در صورت عدم توجه مکرر آنان به برخوردهای مناسب شما، مذکرات را معلق کنید و حتی پایان دهید. همیشه به خاطر داشته باشید که اگرچه افراد تصور می‌کنند که با به کارگیری این حملات برتری خود را نشان می‌دهند، چه بسا از مشکلی احساسی رنج می‌برند، نشان دادن برخورد مناسب، کرامت نفس شما را حفظ خواهد کرد.

 

کنترل عواطف و احساسات

شناخت و کنترل ابعاد مختلف احساسات را هوش احساسی و هیجانی می‌نامند. هوش هیجانی با ای کیو که همه‌ی شما با آن آشنایی دارید، متفاوت است. به عنوان یک مذاکره‌کننده تنها داشتن ای‌کیویی نسبتا مناسب، کافی نخواهد بود، بخش مهمی از توان یک مذاکره‌کننده به هوش هیجانی او برمی‌گردد. شما باید توانایی کنترل احساساست خود و در مقابل توانایی پیش‌بینی بازخوردهای احساسی طرف مقابل را داشته باشید. توجه به جو و حال و هوای  موجود در یک مذاکره بسیار مهم است

 تسهیل فضای منفی در مذاکره پیگیری مذاکرات در شرایطی کاملا دوستانه و مبتنی بر حسن نیت همان‌طور که در فصل قبل هم به آن اشاره شد مطلوب همه است اما همیشه مسیر مذاکره سرراست و راحت نیست. گاها گفتگوها  به دلایل مختلف ممکن است بالا بگیرد، آنچه که می‌شنویم به ضرر ماست یا مطمئنیم آنچه را که طرف مقابل مطرح می‌کند دروغ است یا مورد اهانت قرار بگیریم و این شرایط، نوعی بحران در مذاکره محسوب می‌شود. خوب چه کنیم؟

در صورتی‌که مسیر مذاکره به سمت نزاع  بود باید سریعا آن را متوقف کنیم. البته این به معنای ترک جلسه و قهر کردن نیست. توجه داشته باشید هیچ‌گاه جلسه مذاکره را نباید به حالت قهر ترک کنید مگر این‌که مطمئن باشید ادامه جلسات هرگز سودی ندارد. قهر و قطع جلسه می‌تواند  در هر یک از طرفین موجب برانگیخته شدن احساسات منفی زیادی بشود و رابطه‌ی مجدد را سخت و دشوار کند. بنابراین کمی صبر و تحمل می‌تواند چاره‌ساز باشد.

استفاده از میانجی یکی از راه‌های ادامه مذاکره در این موارد است. فرد میانجی، فردی بی‌طرف است که خواست طرفین مذاکره را به رسمیت می‌شناسد، از نیازهایشان آگاهی کافی دارد، می‌تواند ارتباط طرفین مذاکره رو مجدد برقرار کند، خواسته‌های طرفین را واضح‌تر بیان کند و پیشنهاد‌های کاربردی دهد.

وقتی متوجه می‌شویم آن‌چه که شنیده‌ایم دروغ است نباید صریحا اعلام کنیم. ما حق نداریم طرف مقابل را ضایع کنیم. اگر می‌خواهیم ارتباط‌‌مان را حفظ کنیم، نباید دروغ گفته شده را به رویشان بیاوریم چرا که حرمت‌ها شکسته می‌شود و اعتمادسازی مجدد و ترمیم این رابطه خیلی سخت خواهد بود.

 

روش‌های پرداختن به سوالات چالش‌برانگیز

ما  برای  مذاکره برنامه‌ریزی می‌کنیم، اما همیشه شرایط طبق برنامه‌ریزی ما پیش نمی‌رود، ممکن است خودمان را برای یک‌سری پاسخ‌ها آماده کنیم، اما با سوالات دیگری مواجه شویم. آیا لازم است به همه سوالات در مذاکره پاسخ دهیم؟

 اگر سوالی مطرح شد که با بحث مذاکره مرتبط نبود،  به صورتی دوستانه پیشنهاد کنید که سوال مطرح شده با مذاکره‌ی در حال انجام  مرتبط نیست.

اگر پاسخ سوالی را نمی‌دانید صریحا اعلام کنید. این واکنش به مراتب از حدسیات و دادن اطلاعات نا مرتبط بهتر است. می‌توانید به طرف مقابل اعلام کنید که پاسخ سئوال مربوطه را پیدا خواهید کرد و  در تماس‌های بعدی ( جلسات، ایمیل و یا تلفنی)  به  آنها اطلاع خواهید داد.

در صورتی که سوال مطرح شده از سوی طرف دیگر مبهم است سعی کنید با مطرح کردن سوال‌های مرتبط منظور مد نظر آن‌ها را دریابید.

همیشه به خاطر داشته باشید که در پاسخ‌گویی به سوالات اعتماد به نفس خود را حفظ کرده و قاطع و صریح پاسخ بدهید. افراد ممکن است به دلیل این‌که خود نیز درک مشخصی از موضوع مذاکره ندارند پرسش‌های متفاوتی را بیان کنند، بنابراین شما هم خوب گوش دهید و پاسخ  درست و مطمئن را ارائه کنید.

نظرات