چه‌طور ارتباط شفاهی موثری با دیگران برقرار کنیم؟

بخش مهمی از ارتباطات ما به صورت شفاهی برقرار می‌شود. ایجاد ارتباط شفاهی موثر، مثل برقراری هر نوع ارتباط دیگری، نیازمند رعایت چند عامل اساسی است. دراین مقاله  بخوانید که چه‌طور می‌شود مهارت‌های برقراری ارتباط شفاهی را بهبود بخشید:
 
باز کردن راه ارتباطات
چند دقیقه اول در بسیاری از برخوردهای میان افراد اهمیت زیادی دارند، چرا که برداشت‌های نخستین تاثیر بزرگی در موفقیت ارتباطات آینده دارند. هر کس انتظارات و معیارهای خاصی درباره چگونگی روند ملاقات اولیه دارد و طبق این انتظارات عمل می‌کند. اگر این انتظارت با توقعات طرف مقابل هماهنگ نباشند، ارتباطات موثر یا روان نخواهد بود.  
دردیدار اولیه، معمولا انتظار می‌رود که اصول آداب معاشرت رعایت شود: رسومی مانند دست دادن، خود را معرفی کردن، ایجاد تماس چشمی و حرف زدن درباره‌ی موضوع‌های بی‌طرف، مانند اوضاع آب وهوایی، یا سفری که به تازگی داشته‌اید، ممکن است سودمند باشند. امکان این‌که منشِ دوستانه و خندان راه‌گشاتر از رفتار خشک، بی‌توجه یا بی‌تفاوت بودن، باشد، بیش‌تر است.
توان‌دهی به ارتباط
استفاده از کلمات تشویق‌کننده هم‌راه با رفتارغیرشفاهی مثبت مانند با سر اشاره کردن، داشتن برخوردی گرم و نگه داشتن تماس چشمی با دیگران باعث جان گرفتن ارتباط می‌شود.
استفاده از روش‌های تشویقی به این دلایل تاثیر مثبت دارد:
-          دیگران را ترغیب به شرکت در گفتگو می‌کند (به خصوص در کارهای گروهی)
-          نشان‌دهنده‌ی علاقه به نظریات دیگران است
-          راه‌گشایی برای پرورش یا حفاظت روابط میان‌ افراد است
-          تسکین‌دهنده هراس و افزایش اطمینان است
-          نشان‌دهنده‌ی گرمی و پذیرنده بودن  است
-          باعث کاهش خجالتی بودن یا نگرانی در خود و دیگران است
گوش دادن موثر
گوش دادن فعال، توان‌مندی مهمی است ولی بسیاری بیش‌تر انرژی فکری خود را به جای این‌که برای گوش دادن استفاده کنند، صرف این‌که چه می خواهند بگویند می‌کنند. این نکات برای گوش دادن فعال و موثر لازم هستند:
-          فضایی مناسب برای ایجاد ارتباط درست کنید، به عنوان مثال اطاقی گرم و روشن با حداقل آلودگی صوتی
-          آماده‌ی گوش کردن باشید
-          دیدگاه بی‌طرف داشته باشید و بر جهت اصلی پیغام سخن‌گو تمرکز کنید
-          تا جایی که امکان دارد  حواس خود را جمع کنید و متمرکز بمانید
-          قضاوت خود را تا بعد از شنیدن تمام صحبت به تاخیر بیندازید
-          بی‌طرف باشید
-          در حین صحبت سخن‌گو به فکر سوال بعدی خود نباشید
-          درباره‌ی همه موضوعات مدنظرتان صحبت کنید
-           نگذارید پیش‌داوری‌هاتان درباره‌ی جنسیت، قومیت، طبقات اجتماعی، ظاهر یا لباس در گفت‌وگو اثرگذار باشد.
پرسش‌گری
پرسش‌گری موثر توانمندی مهمی است و می‌توان از آن برای دست‌یابی به این اهداف استفاده کرد:
-          به دست آوردن اطلاعات
-          شروع گفتگو
-          آزمایش برداشت‌ها  
-          باز کردن سر صحبت با دیگران
-          علاقه نشان دادن
-          بر انگیختن حمایت یا موافقت
سوال‌های بسته
جواب سوال‌های بسته معمولا «آری»  یا «نه» است و به همین دلیل بُرد گفتگو را محدود می کند.
 دو مثال از سوال بسته: «آیا امروز با خودرو آمدی؟» و «دیروز بازی فوتبال را دیدی؟». این طور سوال‌ها به سوال‌کننده اجازه می‌دهد روند ارتباطات را کنترل کند، اما وقتی هدف تشویق گفتگو است این شیوه دل‌خواه نیست. با این همه، سوالات بسته برای هنگامی که هدف هدایت گفتگو و به دست آوردن پاسخ‌های شفاف و کوتاه است موثرند.
سوال‌های باز
سوال‌های باز از آن‌جایی که نیاز به گفتگوی بیش‌تر و مفصل‌تر دارند، برد پاسخ‌ها را گسترش می دهند. به عنوان مثال «امروز صبح ترافیک چطور بود؟» یا «فکر می کنی چه چیزی از این گفتگو عایدت شده است؟» جواب‌گویی به سوال‌های باز ممکن است بیش‌تر طول بکشد، اما به پاسخ‌دهنده فضای گسترده‌تری برای اظهار نظر می‌دهد و آن‌ها را تشویق به شرکت در گفتگو می کند.
روشن‌گری
لازم است که  بازخورد خود را از گفته دیگران به آن‌ها تفهیم کنیم. بیشتر اوقات این کار (روشن‌گری) شامل تکرار پیغام سخن‌گو به شما، به بیانی دیگر است که در آن اساس واقعیت‌ها و احساسات گفته شده را جذب می‌کنید و درک خود از سخن او را، با خود گوینده در میان می‌گذارید.
 اما چرا این کار مفید است؟
-          می‌توانید مطمئن شوید که پیغام را درست درک کرده‌اید
-          سخن‌گو می‌فهمد که پیغام‌اش چگونه دریافت و درک شده  است
-          نشان می‌دهد که شما هم علاقه‌مند هستید و برای اظهارات شخص متقابل احترام قائل‌اید
-          شما نشان می‌دهید که دیدگاه سخن‌گو را در نظر می‌گیرید
خلاصه کردن
«خلاصه کردن»، مرور نکات اصلی یا مواردی که به آن‌ها اشاره شده بود است. خلاصه کردن می تواند نقشی مانند روشن‌گری داشته باشد. با این وجود خلاصه کردن به دو طرف اجازه را می‌دهد که گفتگوی بین خود را مرور کنند و به توافق برسند که چه نکاتی مبادله شده بود. اگر این توان‌مندی به طور موثر استفاده شود، می‌تواند راه‌نمایی برای قدم‌های بعدی باشد.
بستن مکالمه
چگونگی پایان ارتباطات می‌تواند - حداقل تا حدی – چگونگی به یاد ماند گفتگو را تعیین کند. برای پایان دادن به یک مکالمه  انواع نشانه‌های پنهانی یا آشکاری که برای تمام کردن گفتگو به کار می‌رود را در نظر می‌گیریم. مثلا، بعضی‌ها از ایجاد تماس چشمی پرهیز می‌کنند، بدن خود را به جهتی دیگر می‌گردانند، یا به ساعت‌شان نگاه می‌کنند یا  دفتر یادداشت یا کتاب خود را می‌بندند.
با پایان دادن ناگهانی یک مکالمه ممکن است به طرف دیگر اجازه ندهید که حرف خود را کامل کنند، شما باید همیشه مطمئن باشید که وقت به اندازه کافی برای گفتگو کنار گذاشته‌اید. به یاد داشته باشید آخر مکالمه وقت خوبی است برای برنامه‌ریزی برای آینده. 
 
منبع

نظرات

با سپاس از مطالب
به نظرم خیلی سنگین و دشوار نوشته شده این مقاله، می شد ساده تر و روان تر نوشت ، به نظر میرسد از روی متنی انگلیسی عینا ترجمه شده و بیشتر برروی ترجمه تاکید داشته تا درک مطلب توسط مخاطب