وقتی در فکر ملاقات با یک فرد مسئول، مانند نماینده شورای شهرتان، برای صحبت درباره یک موضوع خاص هستید، این موضوع را فراموش نکنید که کارکنان دفتر آنان نقش مهمی دارند، چرا که بسیاری مواقع، آن‌ها در جریان جزئیات بیشتری هستند. گاهی حتی داشتن یک جلسه با مسئول دفتر آنان بسیار کمک‌کننده است؛ سعی کنید این افراد را در مورد موضوع مورد نظرتان مطلع و به روز نگه دارید.- آمادگی این را داشته باشید که جلسه کوتاه‌تر از آن باشد که انتظار داشته‌اید. برای این شرایط برنامه‌ریزی کنید تا بتوانید به سرعت، اصل موضوع را بیان کنید.
- درست است که آمار و ارقام، بسیار گویاست اما آنچه که می‌تواند افراد را قانع کند، روایت یک داستان است. تحقیقات و آمار مفید هستند اما همیشه در کنار مستندات، داستانی از یک موضوع انسانی که هدف و مطلب مورد نظر شما را مطرح می‌کند، در ذهن داشته باشید.
- قبل از جلسه تعیین کنید که چه کسی در تیم شما صحبت را شروع می‌کند و چه کسی آن را خاتمه می‌دهد.
- دروغ نگویید. اگر پاسخ سوالی را نمی‌دانید، بگویید که نمی‌دانید و به دنبال کسب اطلاعات برای یافتن پاسخ، خواهید رفت.
- حاشیه نروید. دقیق باشید و سریع به اصل مطلب و دلایل اهمیت آن بپردازید.
- اگر می‌توانید موضوعاتی را که با طرف مذاکره در آن اشتراک نظر و یا اشتراک منافع دارید، پیدا کنید و آن‌ها را بیان نمایید.
- یادتان باشد که در حال رایزنی هستید، پس متقاعد‌کننده باشید.
- نظراتتان را با اطمینان بیان کنید اما سخنرانی نکنید.
- انتظار نظرات مخالف را داشته باشید و جوابی منطقی برای آن‌ها آماده کنید. سعی کنید قبل از جلسه، برای این گفتگو تمرین کنید.
- قانون‌گذاران نیز عضوی از اجتماع هستند. اگر کمپین شما در حوزه و یا منطقه آن‌ها فعال است، این موضوع را به آن‌ها بگویید.
- در صورت امکان، قبل از این که در مورد قدم‌های بعدی و مسیری که قانون‌گذار قرار است در کمک‌رسانی به شما بپیماید به نتیجه برسید، جلسه را به اتمام نرسانید.
- پیش از ترک جلسه، خلاصه‌ای از اطلاعات، مستندات و آمار کارتان را، مثلاً در یک صفحه، به آن‌ها بدهید.
- همیشه در پایان جلسه از طرف مذاکره تشکر کنید.
نکاتی برای رایزنی موثر
